Wat is een offerte?

Wanneer je voor de eerste keer een offerte op moet stellen of er één aan wil vragen, kan dit in eerste instantie erg ingewikkeld lijken. Maar in werkelijkheid valt dit best mee. In dit artikel lees je wat een offerte is, waarom offertes worden opgesteld, welke soorten offertes er zijn en hoe een goede offerte eruit ziet.

---

Wat is een offerte?

Simpel gezegd is een offerte een document waarin een bedrijf of zzp’er een aanbod doet aan een potentiële klant. Dit gebeurt meestal op verzoek van de potentiële klant. Bijvoorbeeld wanneer een particulier een nieuwe badkamer wil laten installeren en aan een aannemer vraagt tegen welke prijs hij dit kan doen.

De lengte van een offerte varieert van 1 A4’tje tot een boekwerk van tientallen pagina’s. Dit is helemaal afhankelijk van de aard van de opdracht. Naast de prijs staan in een offerte namelijk ook nog andere dingen beschreven. In het geval van een installatie van een badkamer zal in de offerte bijvoorbeeld vermeld staan welke materialen zullen worden gebruikt en een hoe lang de installatie ongeveer zal duren. Verderop in dit artikel komen alle verschillende onderdelen aan bod waaruit een offerte kan bestaan.

---

Redenen om een offerte op te stellen

Wanneer je naar de bakker gaat voor een brood of een loodgieter naar je verstopte gootsteen laat kijken vraag je geen offerte aan. Voor deze, en de meeste andere diensten- en producten, zijn de prijzen bekend en weet je als klant precies wat je moet betalen, zonder dat er een offerte aan te pas komt. Waarom geldt dit dan niet voor alle diensten- en producten? Daar zijn verschillende redenen voor.

Concrete afspraken vastleggen

In een offerte kun je afspraken die je samen maakt contractueel vastleggen. Hiermee zorg je er dus voor dat duidelijk is wat er concreet geleverd gaat worden en voor welke prijs. In het geval van een juridisch geschil kun je je altijd op de overeengekomen (ondertekende) offerte terugvallen.

Te veel variabelen

Vaak is de reden dat er een offerte op wordt gesteld een te veel aan variabelen om een vaste prijs te kunnen hanteren. Een hovenier kan bijvoorbeeld onmogelijk een vaste prijs vragen voor het aanleggen van een tuin. Er zijn te veel factoren die invloed hebben op de prijs: de grote van de tuin, de huidige staat van de tuin, de specifieke wensen van de potentiële klant etc.

Grote schommelingen in marktprijzen

Een andere reden voor het werken met offertes kan zijn dat de aanbieder te maken heeft met grote fluctuaties in marktprijzen. Dit is bijvoorbeeld het geval met grondstoffen. Prijzen hiervan fluctueren dusdanig snel dat er vaak niet met vaste prijzen gewerkt kan worden. Daarnaast heeft het transport van de grondstoffen invloed op de prijs. Wanneer je bijvoorbeeld als boer een lading veevoer wilt bestellen of als fabriek een lading plastic vraag je daarom eerst een offerte aan.

Strategische redenen

Tot slot kan het strategische redenen hebben dat bedrijven werken met offertes in plaats van vaste prijzen. Het geeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om een hogere prijs te vragen aan zeer vermogende klanten zonder de concurrentiepositie te verslechteren, of de prijs juist extra laag te houden wanneer er veel andere bedrijven een opdracht binnen willen slepen.

---

Verschillende soorten offertes

In grote lijnen zijn er drie verschillende soorten offertes: Offertes voor producten, offertes voor diensten en offertes voor projecten. Hieronder volgt een korte omschrijving van deze offerte varianten.

Product-offertes

Producten zijn meestal tastbaar en daardoor relatief makkelijk te vergelijken. Naast de prijs zijn producten te vergelijken op specificaties. Denk aan materiaal, kleur en merk. In een product-offerte beschrijft een bedrijf een product en probeert hiermee de potentiële klant te overtuigen dat zijn/haar product de beste prijs/kwaliteit verhouding heeft. Ook probeert de verkopende partij de klant ervan te overtuigen dat hij/zij naast goede producten verstand van zaken heeft.

Dienst-offertes

Diensten zijn in tegenstelling tot producten niet tastbaar. Hierdoor is het voor potentiële klanten lastiger om deze te vergelijken. Aanbieders kunnen in een offerte alleen dingen beloven. Pas na het leveren van de dienst wordt pas echt duidelijk hoeveel de cliënt eraan heeft. Het draait in het geval van diensten dus vooral om vertrouwen. In een offerte voor een dienst wordt daarom geprobeerd het vertrouwen van de potentiële klant te winnen. Dit wordt gedaan door het aanbod zo precies mogelijk te omschrijven en hierbij de de concrete voordelen voor de potentiële klant nadrukkelijk te benoemen. Ook referenties van tevreden klanten worden vaak opgenomen in een dienst-offerte.

Project-offertes

Een offerte voor een (groot) project is vaak complex en kost veel tijd (en dus geld) om te maken. Het bevat onder andere het te behalen projectdoel, de fasering van het project en de in te zetten middelen. In een projectofferte wordt niet altijd een vaste prijs gegeven. Soms is het van te voren namelijk niet goed in te schatten wat een project gaat kosten. Er wordt dan een inschatting gemaakt de uren en materialen die in het project zullen gaan zitten. Er is in dat geval sprake van een variabele prijs. Aan het eind van het project wordt de uiteindelijke prijs pas vastgesteld, gebaseerd op de gemaakte uren en gebruikte materialen.

---

Gratis en vrijblijvend

In de meeste gevallen is een offerte gratis en vrijblijvend. Wanneer dit niet zo is moet dit van te voren duidelijk worden aangegeven door de verkopende partij. Doordat offertes meestal gratis en vrijblijvend zijn is het voor consumenten laagdrempelig om offertes aan te vragen bij meerdere bedrijven. Hierdoor weet je als consument zeker dat je niet onnodig teveel betaalt. Voor bedrijven is het maken van een offerte niet gratis. Het kost immers tijd en geld om er één te maken. Maar hier staat tegenover dat een bedrijf met het opstellen van een offerte een winstgevende opdracht binnen kan halen.

---

Onderdelen van een offerte

Een offerte bestaan meestal uit een aantal vaste onderdelen. Dit is handig omdat potentiële klanten vaak offertes aanvragen bij meerdere bedrijven. Hierdoor kunnen ze de verschillende offertes makkelijker met elkaar vergelijken. Een offerte bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

• Een beschrijving van het product of van de geleverde dienst
• Een (globale) planning
• De prijs
• Tot welke datum het aanbod geldig is
• De voorwaarden die van toepassing zijn
• Een geldige ondertekening.

Daarnaast kan een offerte de volgende onderdelen bevatten:

• Eventuele kortingen die van toepassing zijn
• Aanbevelingen van eerdere klanten
• Een korte beschrijving van het bedrijf
• Een samenvatting (alleen bij grote offertes)
• Bijlagen

---

De opmaak van een offerte

Naast de inhoud is de opmaak van een offerte erg belangrijk. Je wilt immers dat je offerte een professionele uitstraling heeft en aantrekkelijk is voor het oog. Voor het opstellen van een offerte zijn online sjablonen een handig hulpmiddel. Via zoekmachines als Google zijn er veel professioneel ogende sjablonen te vinden. Deze kan je aanpassen naar je eigen voorkeur. Maar je kan natuurlijk ook zelf een sjabloon maken. Kies verder voor een duidelijk lettertype en een rustige, zakelijke opmaak.

---

Een offerte aanvragen

Om als potentiële klant een offerte aan te vragen neem je contact op met het betreffende bedrijf. Dit kan vaak door een contactformulier in te vullen op de website van het bedrijf. Het is belangrijk om je opdracht zo goed mogelijk te beschrijven. Vervolgens zal het bedrijf contact met je opnemen. Het kan zijn dat ze nog aanvullende informatie nodig hebben voor het opstellen van een offerte. Wanneer de offerte is opgesteld wordt deze per e-mail of post naar je toegestuurd. Je bent dan nog nergens toe verplicht.

---

Offertes vergelijken

Wanneer je van een aantal bedrijven een offerte hebt ontvangen kan je beginnen met vergelijken. Om een goede vergelijking te kunnen maken is het aan te raden om bij ten minste drie bedrijven een offerte aan te vragen. Vervolgens leg je de verschillende offertes naast elkaar. Natuurlijk kijk je eerst naar de prijs. Het is echter niet zo dat het goedkoopste bedrijf per definitie de beste keus is. Goedkoop is per slot van rekening vaak duurkoop. Goede referenties, garanties die worden gegeven en kwaliteit van gebruikte materialen zijn minstens even belangrijk. Ook is het verstandig om in het geval van een langdurige klus niet in één keer te betalen maar in termijnen. Mochten er tussentijds dingen zijn waar je ontevreden mee bent dan maakt dit je onderhandelingspositie sterker.

---

Ongevraagde offertes

Het komt voor dat bedrijven offertes opsturen naar potentiële klanten die hier niet om hebben gevraagd. Dit wordt vaak gedaan door beginnende bedrijven die nog geen groot netwerk en klantenbestand hebben, in de hoop om op deze manier opdrachten te bemachtigen. Ook wanneer een bedrijf een nieuw product aan de man wil brengen worden potentiële klanten vaak actief benaderd.

---

Conclusie

Een offerte is een document waarbij een een bedrijf of zzp’er een aanbod doet aan een potentiële klant. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een offerte voor een dienst, product of project. In de meeste gevallen zijn offertes gratis en vrijblijvend en bestaan ze uit een aantal vaste onderdelen. Potentiële klanten vragen meestal bij meerdere bedrijven een offerte aan en vergelijken deze op verschillende aspecten, om uiteindelijk in zee te gaan met het bedrijf met het beste voorstel. Beginnende bedrijven of bedrijven die nieuwe producten aan de man willen brengen sturen soms ook ongevraagd offertes naar potentiële klanten.

---