Hoe werkt reiskostenvergoeding?

De één krijgt wel reiskostenvergoeding van hun werkgever en de ander weer niet. Dit is afhankelijk van een aantal factoren, waaronder mondelinge toezegging, je cao en het bedrijfsreglement. Mocht je recht hebben op reiskostenvergoeding, dan is het de vraag hoe veel je kan innen, wat de maximale reisafstand is, of je openbaarvervoerkosten kunt krijgen en nog veel meer. In dit artikel lees je wat reiskostenvergoeding exact inhoudt en of je het wel of niet kan toepassen.

Recht op reiskostenvergoeding?

In de inleiding hebben we het al even door laten schemeren; er zijn een aantal handige manieren om er achter te komen of je recht hebt op reiskostenvergoeding of niet. Ten eerste kun je in je cao kijken of daar iets over reiskosten in staat. Is dat niet het geval? Dan moet je of de bedrijfsregeling in duiken om te kijken of daar iets over reiskostenvergoeding in staat, of je moet nagaan of je dit mondeling hebt besproken met je werkgever. Heeft hij/zij je ooit een toezegging gegeven? Dan heb je gewoon recht op een vergoedingsbedrag.

Voor je een contract tekent

Bij een sollicitatieprocedure is het handig om voordat je uiteindelijk je contract tekent goed te kijken naar de reiskostenvergoeding in je cao (als dat er in staat). Stel dat je iedere dag een uur naar je werk moet rijden terwijl je geen vergoeding krijgt. Dat kan een duur grapje worden waardoor je een significant deel van je salaris weer inruilt voor brandstof om bij je werk te komen. Het zou zonde zijn om daar pas te laat achter te komen.

Niet bij wet geregeld

In de wet staat niets over reiskostenvergoeding. Het is dus aan de werkgever of hij/zij werknemers een kilometervergoeding geeft of niet. Als daar niets over gezegd of geschreven is heb je dus geen recht op een dergelijke vergoeding. Het heeft dan ook geen zin om dat te eisen. Wat je wel kunt doen is met je baas in onderhandeling gaan. Wellicht dat er wat te regelen valt. Dit lukt echter alleen als je al een aardige staat van dienst binnen het bedrijf hebt.

Uitzendwerk

Ben je actief als uitzendkracht bij een uitzendbureau? Dan heb je in vrijwel alle gevallen recht op reiskostenvergoeding. Dit staat vaak duidelijk vermeld op je betreffende cao. Hoeveel precies hangt af wat het uitzendbureau als richtlijn hanteert, maar dat je er recht op hebt staat vrijwel vast. Wil je het zwart op wit zien? Kijk dan goed je cao. Als het goed is heb je een cao ABU, speciaal voor uitzendkrachten. Hier staat in dat je recht hebt op reiskostenvergoeding. Wanneer het uitzendbureau het jou op een of andere reden niet wil uitkeren kun je hier naar verwijzen en sta je volledig in je recht.

Ziekte

Of je tijdens ziekte recht hebt op reiskostenvergoeding hangt af van de bedrijfsregeling. Meestal wordt je bij kortdurende ziekte zoals een griepje gewoon doorbetaald. Wanneer je echter lang uit de roulatie bent door bijvoorbeeld een burn-out, kan het zijn dat je werkgever de reiskostenvergoeding even stop zet. Let op: wanneer jij reiskosten maakt door bijvoorbeeld naar een bedrijfsarts of andere therapeut te gaan mag je wel beroep doen op je kilometervergoeding. De kans is groot dat je werkgever dat alleen maar beaamt, maar wees er wel scherp op. Wellicht loop je anders geld mis.

Recht op hoe veel vergoeding?

Als je recht hebt op kilometervergoeding kan je werkgever jou belastingvrij negentien cent per kilometer uitkeren. Het maakt dan niet uit hoe jij naar je werk reist, zolang je maar geen ov-chipkaart of voertuig van de zaak hebt. Hoogstwaarschijnlijk is deze negentien cent niet genoeg om al jouw reiskosten te dekken. Dit is dan vaak ook het minimumbedrag dat werkgevers uitkeren. In veel gevallen krijg je meer reiskosten uitgekeerd. Hier moet echter wel weer belasting over betaald worden.

Afspraken

Bij wat hogere functies wordt er veelal per persoon gekeken naar in wat voor auto je rijdt en hoe ver je moet rijden. Op basis daarvan krijg je een kilometervergoeding dat de meeste benzinekosten vergoedt. De daadwerkelijke kosten per kilometer zijn namelijk al snel achtendertig cent per kilometer. Veel meer dus dan de minimale negentien cent. Ga daarom altijd in onderhandeling met je werkgever als dit een financieel euvel kan veroorzaken. Je werkt immers niet om je reis naar je werk te bekostigen!

Reisafstanden

Landelijk zijn er geen wetten en regels opgesteld over hoe veel je maximaal of minimaal vergoed krijgt voor reisafstanden. Ook dit dien je met je werkgever kort te sluiten. De meeste werkgevers werken met een maximaal aantal kilometers dat vergoed wordt. Vrij logisch, anders zijn ze wellicht kapitalen kwijt aan het uitkeren van reiskosten als mensen ver weg wonen. De praktijk laat vaak zien dat hoe hoger je functie is hoe meer reiskostenvergoeding je krijgt. Ook is het zo dat de eerste kilometers voor eigen rekening zijn. De kilometers die volgen, vaak tussen de 10 en de 60 worden wel vergoed volgens de gemaakte afspraken.

Reizen met het openbaar vervoer

Reis je met de trein of bus naar je werk? Goed bezig! Dit is een stuk milieuvriendelijker. Daarnaast heeft deze manier van reizen een belastingtechnisch voordeel. Het is namelijk zo geregeld dat de kosten die je maakt door met het openbaar vervoer te reizen, je belastingvrij vergoed kan krijgen van je werkgever. Je kunt zelf uitrekenen hoeveel je daarvoor kwijt bent, bijvoorbeeld op 9292.nl. Het verschilt per werkgever wat ze van deze optie vinden. De een vindt het geweldig en dekt jouw volledige kosten of geeft jou een ov-chipkaart met abonnement terwijl de ander vasthoudt aan de negentien cent per kilometer ongeacht hoe je naar je werk gaat. Bespreek dit ook goed wanneer je nog in de sollicitatieprocedure zit.

Bijzonder vervoer

Moet je bijvoorbeeld een lange reis met de boot of per vliegtuig maken voor werkdoeleinden? Dan is het gebruikelijk om de volledige prijs vergoed te krijgen. Hier bestaat meestal geen discussie over. Het is vanzelfsprekend dat je dan niet een bepaald bedrag per kilometer uitgekeerd krijgt.

Uitzonderlijke vergoedingen

Er bestaan werkgevers die niet alleen reiskosten vergoeden in de vorm van kilometervergoeding, maar ook meebetalen aan schade die je tijdens werktijd hebt gemaakt of parkeerkosten. Sterker nog, sommige werknemers krijgen volledig loon uitbetaald tijdens het rijden naar hun werk. Deze uitzonderlijke vergoedingen krijgen veelal uitsluitend mensen met een hogere functie, zoals werknemers uit het bankenwezen of het Europese politieke bestuur. Zo lucratief autorijden kun je je haast niet voorstellen. Weet je niet waar je wel of niet recht op hebt? Kijk dan in je cao, vraag je werkgever of loop langs personeelszaken van jouw bedrijf. Zij weten vaak precies waar je wel en geen recht op hebt.

Kilometervergoeding op terugwerkende kracht

Staat in je cao of het bedrijfsreglement duidelijk dat jij bijvoorbeeld maandelijks reiskosten krijgt uitgekeerd en is dat niet gebeurd? Dan heb je recht om dit alsnog te innen. Dit geldt ook als jou dit mondeling is toegezegd. Je kunt reiskostenvergoeding tot maar liefst vijf jaar terugvragen. Het is dus absoluut de moeite waard om na te gaan of jij hier recht op hebt.

Conclusie

Om er achter te komen of jij recht hebt op reiskostenvergoeding kun je terecht in je cao, bij je werkgever of in het bedrijfsreglement. Staat daar duidelijk in dat je er recht op hebt of is het je mondeling toegezegd? Dan mag jij (een deel van) je reiskosten declareren bij je werkgever. Het minimale bedrag is negentien cent per kilometer, belastingvrij. Voor alles daar boven moet belasting betaalt worden. Gemiddeld ‘verbruikt’ een auto zo’n achtendertig cent per kilometer en krijg je de eerste kilometers niet vergoed. Reken dus voordat je een contract tekent goed uit hoeveel reizen je gaat kosten. Recht op reiskostenvergoeding maar is het niet uitbetaald? Dan kun je dit tot 5 jaar terug innen!

Dit artikel is geschreven door Dion Smits

Altijd op zoek naar antwoorden. Schrijft commercieel, journalistiek en persoonlijk. Gek op bluesmuziek, natuur, columns en FC Barcelona.

LinkedIn