De beste manier om een kasboek bij te houden

Een kasboek is een chronologisch overzicht van alle inkomsten en uitkomsten. Van een bedrijf, of particulier. In dit artikel focussen we ons op het kasboek voor de particulier, ook wel liefkozend ‘het huishoudboekje’ genoemd. Wat is een kasboek eigenlijk, wanneer en waarom moet je het bijhouden? Bovenal geven we antwoord op de vraag: “Wat is de beste manier om een kasboek bij te houden?”

Wat is een kasboek?

Een kasboek is een financieel overzicht (ook wel boekhouding genoemd). Hierin worden alle inkomsten en uitgaven op chronologische volgorde bijgehouden. Op die manier is er heel snel overzicht in de inkomsten en uitgaven. Kasboeken worden door twee doelgroepen gebruikt: particulieren (ook wel het ‘huishoudboekje’ genoemd) en bedrijven (ook wel ‘de boekhouding’ genoemd). In dit artikel spreken we over het kasboek bij particulier gebruik.

Waarom is het handig om een kasboek bij te houden?

Door een kasboek bij te houden, word je als het ware gedwongen om te kijken wat je uitgeeft. Omdat je alle uitgaven moet opschrijven (dus ook impulsaankopen, kleine boodschappen, grote, eenmalige uitgaven) ben je heel bewust met geld bezig.

Een kasboek helpt dan ook om je financiële patroon te doorzien, en eventueel te doorbreken waar nodig. Want door het bijhouden van het kasboek kan je er zomaar eens achterkomen dat je veel meer geld uitgeeft aan eten dan dat je altijd dacht. Bijvoorbeeld omdat je vaak buiten de deur eet, of omdat je niet zo efficiënt kookt.

Door het kasboek sta je automatisch vaker stil bij de vraag: “Heb ik dit echt nodig?” of “Past dit nog binnen mijn budget?”. Grote kans dat je uiteindelijk minder geld uitgeeft dan zonder kasboek. Want in de winkel realiseer jij je al dat je ‘s avonds de kosten moet opschrijven, waardoor je beter nadenkt of je iets wel of niet koopt.

Wanneer moet je een kasboek bijhouden?

Als je graag een overzicht wil hebben van jouw financiële situatie, of als je graag wil (her)budgetteren, is een kasboek cruciaal. In de praktijk zien we dat mensen met weinig geld vooral veel baat hebben bij een pasboek. Elke euro moet zorgvuldig worden uitgegeven en het kasboek helpt daarbij. Ook is een kasboek erg handig als je het overzicht kwijt bent. Hoeveel krijg je eigenlijk in de maand? Wat geef je allemaal uit? En waar gaat dat geld eigenlijk naar toe? Een derde situatie waarin je eigenlijk niet zonder kasboek kan, is als er een drastische verandering plaats gaat vinden in je leven. Bijvoorbeeld het krijgen van een baby (baby’s kosten ook geld), het kopen van een huis, samenwonen, een nieuwe baan met een ander bijbehorend inkomen, en ga zo maar door.

Hoelang moet je een kasboek bijhouden?

Nu ben je op de hoogte van alle situaties waarin het handig is om een kasboek bij te houden. Maar hoe lang doe je dat? Veel mensen zijn al heel trots als ze een overzicht schetsen van hun maandelijkse inkomsten en uitgaven. Dit is een hartstikke goed begin, want zo weet je precies hoeveel bestedingsruimte je hebt. Maar dan weet je nog steeds niet wat je in de praktijk met die bestedingsruimte doet! Dus vul het kasboek aan met dagelijkse in- en uitgaven. Doe dit minimaal 3 maanden, pas dan ben je in staat om écht patronen te ontdekken in je uitgaven. Ben je echt helemaal het financiële overzicht kwijt en wil je op een andere manier met je geld omgaan? Dan kun je het beste een nog langere periode uittrekken, van een half jaar of een jaar. En tja, sommige mensen houden het kasboek hun hele leven bij. Omdat ze het leuk vinden, of omdat ze het handig vinden om de uitgaven en inkomsten door de jaren heen te vergelijken. It’s up to you!

Hoe kun je een kasboek bijhouden?

Heb je besloten een kasboek bij te houden? Heel goed! Dan schetsen wij nu een stappenplan waarmee jij jouw eigen kasboek op kunt stellen. Ook bespreken we hoe je dit kasboek het beste bij kunt houden.

1. Bepaal de uitgaven die je bij wilt houden

Niet iedereens kasboek is hetzelfde. In het ideale scenario houd je alle inkomsten en uitgaven bij, maar je kunt er ook voor kiezen om alleen een paar categorieën onder de loep te nemen. Daarbij verschilt het ook nog hoe ver je de categorie uitsplitst. Laten we als voorbeeld eten en drinken nemen: zijn dat boodschappen, eten/drinken voor onderweg, uit eten gaan of wil je voor die drie ‘types’ eten en drinken ook een aparte categorie? Je kunt het zo gedetailleerd maken als je zelf wil. Het hangt er natuurlijk vanaf in welk onderdeel jij het meeste inzicht wilt. Over het algemeen zijn er de volgende drie groepen uitgaven:

• Vaste lasten: huur, hypotheek, energie, belastingen, diverse abonnementen, goede doelen, contributies, lidmaatschappen en noem maar op. Dit kun je per maand of per jaar noteren.
• Incidentele uitgaven: grote uitgaven die niet iedere maand terugkomen, maar waar je wel rekening mee moet houden. Denk aan kleding, schoenen, meubels, elektronica,  vakantie, onderhoud aan huis en tuin, nieuwe auto, weekendje weg… Noem maar op. Om hier inzicht in te krijgen moet je het kasboek voor een lange periode bijhouden!
• Huishoudelijke uitgaven: nu pas komen we terecht bij het ‘klassieke huishoudboekje’. Oftewel, de uitgaven die wekelijks of zelfs dagelijks terugkeren. Zoals de boodschappen, uitgaven aan persoonlijke verzorging (drogist, kapper, roken). Maar ook cadeautjes en andere uitgaven.

2. Kies de manier waarop je deze uitgaven noteert

Er zijn twee manieren om een kasboek bij te houden. Een papieren kasboek en een digitaal kasboek. Hieronder bespreken we deze twee vormen van kasboeken. Welke past het beste bij jou?

Handgeschreven kasboek

De meeste mensen gebruiken hier een leeg schrift of een notitieboekje voor. Het voordeel hiervan is dat je het heel eenvoudig op kunt schrijven zodra je thuis komt met je boodschappen. Het nadeel is dat je dan zelf een structuur aan moet brengen in het schriftje. Vaak is de linkerpagina bedoeld voor inkomsten en de rechterpagina voor uitgaven. Vervolgens worden de categoriëen verdeeld in kolommen. Als je hier informatie uit wilt halen, dan moet je zelf aan het rekenen gaan. In die zin hebben wij zeker voorkeur voor het digitale kasboek.

Digitaal kasboek

Een andere manier om je kasboek bij te houden is digitaal. Aan de ene kant is dat handig (je kunt het kasboek bijvoorbeeld niet kwijtraken), aan de andere kant ook weer niet. Je hebt het namelijk niet altijd bij de hand, bij sommigen staat het alleen op de computer. Tja… Dan vergeet je het al gauw in te vullen. Gelukkig zijn er tegenwoordig een heleboel handige, deels gratis apps beschikbaar. Voor op je telefoon en voor op je computer. Daar kun je heel eenvoudig categorieën aanmaken en kosten/inkomsten invoeren. De meeste apps rekenen voor jou uit hoeveel geld je in theorie nog over hebt. Soms heb je zelfs zicht op bepaalde bestedingspatronen! Super handig dus.

3. Wanneer en hoe ga je evalueren?

Je bent al heel ver als je alle inkomsten en uitgaven hebt genoteerd. Er is echter nog één laatste stap die je moet zetten: het evalueren van je kasboek. Hoeveel geef je per maand uit aan bepaalde categorieën? Is dit de ene maand anders dan de andere maand? Komen deze uitgaven overeen met wat je van te voren dacht, of is het meer of minder? Heb je genoeg geld per maand, of zou je wel wat extra kunnen gebruiken? Of juist extra willen sparen? Spreek met jezelf een moment van evaluatie af. Bijvoorbeeld iedere maand.

Wat is de beste manier om een kasboek bij te houden?

Wat ons betreft is een digitaal kasboek de beste manier om een kasboek bij te houden. Specifiek kiezen wij voor een digitaal kasboek op de mobiele telefoon. Je kunt bedragen altijd en overal invullen, je krijgt eventueel herinneringen (push notificaties) en het is een ontzettend overzichtelijke manier om je financiële gesteldheid bij te houden. Er zijn verschillende apps verkrijgbaar. Vergelijk deze apps op de volgende punten:

• Gratis of betaald?
• Mogelijkheid om zelf categorieën aan te maken?
• Rekent deze app dingen voor jou uit?
• Mogelijkheid om pushmeldingen te krijgen?
• Toegang tot financieel overzicht per week/maand/jaar?

Je kunt natuurlijk ook een paar apps gebruiken en kijken welke jou het beste bevalt.

Dit artikel is geschreven door Anne von Gleich

Anne is freelance tekstschrijver en content marketeer bij Sans Plus. Met oog voor detail en hart voor de doelgroep brengt ze elk verhaal tot leven.

Website LinkedIn