10 tips voor een personeelsfeest

De zomer komt eraan, die ene leuke collega gaat helaas weg of de cijfers waren weer super goed dit kwartaal. Wat de reden ook is: het is tijd voor een knallend personeelsfeest op je werk! Maar hoe zorg je nou voor een echt geslaagd personeelsfeest waarbij iedereen het naar z’n zin heeft? Lees snel verder voor acht tips die jou helpen om een personeelsfeest te organiseren waar nog heel lang over gepraat gaat worden.

Organisatie van een personeelsfeest

Je bent vast wel eens op een verplicht personeelsfeest geweest waarbij je je afvroeg: waarom doen we dit eigenlijk? Toch hebben personeelsfeesten wel degelijk een functie. Wanneer je in een andere setting met je collega’s omgaat dan dat je gewend bent, leer je elkaar van een hele andere kant kennen. Dat kan zorgen voor een hechtere band en dus betere en prettigere samenwerking. Daarnaast zijn personeelsfeesten bedoeld om leuk te zijn en het personeel in het zonnetje te zetten. Jouw werkgever weet ook wel dat als jij blij bent, je een productievere werknemer bent met meer enthousiasme en motivatie. En dat is ook weer goed voor het bedrijf.

Wat komt er kijken bij de organisatie?

Als jij degene bent die verantwoordelijk is voor de organisatie van het personeelsfeest van jouw bedrijf, dan komt daar behoorlijk wat werk bij kijken. Het is dan ook goed om ruim van te voren te beginnen met organiseren en plannen zodat je niet vlak voor de einddatum in tijdnood komt. Met onderstaande tien tips moet het jou zeker gaan lukken om een geweldig personeelsfeest op poten te zetten.

1. Nodig iedereen uit

Een van de belangrijkste doelen van een personeelsfeest is om alle collega’s het gevoel te geven dat zij erbij horen en gewaardeerd worden. Het is dan ook zeker aan te raden om iedereen uit te nodigen voor het festijn. Dus ook juist de collega’s die net nieuw zijn, de stagiaires en de uitzendkrachten. Misschien zijn er ook nieuwe mensen aangenomen die pas officieel met hun eerste werkdag beginnen na het personeelsfeest. Geen punt, nodig hen ook gewoon uit! Meteen een goede manier voor deze toekomstige collega’s om kennis te maken met de rest van het team en voor jullie om te laten zien hoe leuk jullie bedrijf wel niet is.

2. Betrek je collega’s bij de organisatie

Zoals hierboven genoemd is het eigenhandig organiseren van een personeelsfeest geen kleinigheidje. Het is dan ook goed om hulp in te schakelen, zodat jij niet in je eentje tot over je oren in het werk komt te zitten. Daarnaast zullen de meeste collega’s het ook extra leuk vinden op de dag van het personeelsfeest, wetende dat die dag mede mogelijk is gemaakt dankzij hun inzet. Een personeelsfeest gaat over het versterken van de onderlinge band. Waarom zou je daar niet alvast mee beginnen tijdens de planning en organisatie? Maak gebruik van de verschillende talenten tussen je collega’s. Misschien zit er wel eentje tussen met veel creatieve ideeën. Of misschien kent er eentje wel een leuke artiest die voor een vriendenprijsje kan komen optreden. Je weet maar nooit.

3. Stel een haalbaar budget op

Uiteraard heb jij spannende, grootste plannen voor je perfecte personeelsfeest. Maar het moet natuurlijk ook een beetje betaalbaar blijven. Als je met een grote groep bent, tikken de kosten al snel aan. Daarom is het opstellen van een realistisch en haalbaar budget één van de eerste dingen die je doet bij het organiseren van een personeelsfeest. Kom erachter hoeveel geld er in totaal beschikbaar is voor het personeelsfeest. Vervolgens kun je een planning maken over hoeveel je wilt uitgeven per categorie. Hoeveel wil je maximaal kwijt zijn aan de locatie, het entertainment, het eten, enzovoorts?

4. Zet teambuilding centraal

Natuurlijk is het tijdens het personeelsfeest belangrijk dat iedereen het lekker naar z’n zin heeft en plezier maakt. Maar daarnaast is zo’n feest ook de perfecte gelegenheid om te werken aan jullie teambuilding. Dit kun je doen door te kiezen voor leuke activiteiten waarbij je collega’s met elkaar moeten samenwerken. Denk bijvoorbeeld aan een escaperoom. Dat vraagt nog eens om helder communiceren en op elkaar vertrouwen om er letterlijk samen uit te komen. Maar ook een teamsport met een grappige twist kan zorgen voor teambuilding. Hierbij kun je denken aan funny voetbal. Dat is gewoon lekker voetballen zoals je gewend bent, maar dan met gekke pakken aan zodat het spel moeilijker (en grappiger) wordt. Na afloop van zo’n intensieve gezamenlijke teambuilding activiteit staan alle neuzen weer één kant op. Jullie voelen je weer deel van het team en zijn enthousiast en gemotiveerd om samen naar die einddoelen toe te werken.

5. Houd rekening met je collega’s bij het inhoudelijk programma

Tegenwoordig is wat betreft een personeelsfeest bijna alles wel mogelijk: van je eigen bier brouwen tot parachutespringen! En hoewel jij misschien heel enthousiast wordt van al die spannende ideeën, is dat misschien niet altijd de beste match voor jouw collega’s. Het is goed om bij het kiezen van de activiteiten eerlijk te kijken naar je collega’s. Hoe groot is jullie groep? Wat is zo’n beetje de gemiddelde leeftijd? Houden jullie over het algemeen meer van rustige activiteiten of gaan jullie juist graag lekker hard? Natuurlijk is het onmogelijk om met de persoonlijke voorkeuren van iedereen rekening te houden, vooral wanneer je met een grote groep bent. Kijk dus vooral naar hoe de groep over het algemeen verdeeld is en met welke activiteiten je het grootste deel van je collega’s blij zou maken.

6. Bied verschillende opties aan voor grote groepen

Werk je bij een groot bedrijf en zijn jullie echt met heel veel? Dan kan het misschien ook een goed idee zijn om de groep op te splitsen. Bied meerdere activiteiten aan, zodat je collega’s zelf kunnen kiezen wat ze willen gaan doen tijdens het personeelsfeest. De een zal namelijk weer andere activiteiten leuk vinden dan de ander. Zo weet je zeker dat iedereen kan doen wat hij of zij het liefste doet.

7. Let op wensen en dieetvoorkeuren

Als je een geslaagd personeelsfeest wilt organiseren, wil je je collega’s natuurlijk ook in de watten leggen met lekker eten en drinken. Maar houd er rekening mee dat sommige collega’s misschien wel voedselallergieën hebben of bepaalde dieetvoorkeuren. Het is handig om voorafgaand aan de dag van het feest een inventarisatie te maken van deze informatie. Het zou namelijk jammer zijn als bepaalde gasten niet kunnen meegenieten van de hapjes en drankjes. Daarmee geef je ook een extra signaal af aan de collega’s dat je naar hun wensen geluisterd hebt en rekening houdt met hun wensen.

8. Uitnodigingen op tijd de deur uit

We hebben allemaal drukke levens, óók je collega’s. Het is dan ook niet realistisch om te verwachten dat ze allemaal beschikbaar zullen zijn als je een week van te voren de uitnodigingen verstuurd. Neem dus het zekere voor het onzekere en nodig iedereen ruim van te voren uit. Werk je bij een grotere organisatie, verstuur dan eerst een zogeheten ‘save-the-date’, waarbij je nog alleen aangeeft op welke datum het feest plaats gaat vinden. Dan kunnen je collega’s die datum alvast reserveren in hun agenda. Vervolgens kun je zes weken vóór de dag van het feest nog een officiële uitnodiging versturen. Vraag hierbij om een aanmelding of RSVP van je collega’s, zodat je weet op hoeveel man je kunt rekenen.

9. Wees flexibel

Zoals je ziet komt er veel kijken bij het organiseren van een geslaagd personeelsfeest. Er zijn meerdere dingen waar je rekening mee moet houden en dan kan het natuurlijk altijd een keertje gebeuren dat dingen anders lopen dan je had verwacht. Een van de belangrijkste tips bij het organiseren bij een personeelsfeest is dat je moet proberen zo flexibel mogelijk te blijven. Heeft die ene artiest toch afgezegd? Nou ja, dan maar een andere vorm van entertainment. Je hebt er niks aan om halsstarrig te blijven vasthouden aan je oude verwachtingen. Uiteindelijk gaat het erom dat iedereen een leuk feest heeft. De details zijn dan minder belangrijk.

10. Trek erop uit!

Misschien dat jullie tijdens voorgaande jaren altijd het personeelsfeest ‘gewoon op kantoor’ lieten plaatsvinden. Dat is natuurlijk wel makkelijk, maar ook een beetje saai. Je bent namelijk het hele jaar dag in dag uit al op deze plek te vinden. Je collega’s zullen ook lastig in de feeststemming komen als ze zich tussen de bureaus, computers of stapels onafgemaakt werk bevinden.

11. Vergeet niet te genieten

Als jij verantwoordelijk bent voor de organisatie, kan je op de dag van het personeelsfeest nogal overweldigd zijn. Is iedereen aanwezig? Waar blijft de cateraar? Probeer toch om zelf ook een beetje te genieten van het personeelsfeest als het moment eenmaal is aangebroken. Je hebt er immers hard voor gewerkt en er lang naartoe geleefd. Dus neem een lekker drankje en geniet!

Zoals je hierboven hebt kunnen lezen komt er nog heel wat kijken bij het organiseren van een succesvol personeelsfeest. Het is dan ook belangrijk om tijdig te beginnen met plannen en organiseren. Maar vergeet vooral niet waar het uiteindelijk allemaal om draait: de collega’s. Zorg ervoor dat vooral zij centraal staan tijdens het personeelsfeest. Probeer activiteiten te plannen waarvan je weet dat je hen er een plezier mee doet. Een geslaagd personeelsfeest kan sterk bijdragen aan dat ‘wij’ gevoel dat zo belangrijk is binnen elke organisatie. Oh, en vergeet natuurlijk ook niet om zelf te genieten van het feest en van alle voorbereidingen. Ook belangrijk!

Dit artikel is geschreven door Dik de Graaf

Fanatiek blogger voor Dik.nl en altijd op zoek naar diepgang. Bijt zich helemaal vast in een onderwerp om alles tot in de puntjes uit te zoeken. Gek op reizen, sporten en lezen.

Website