Kun je je boekhouding in Excel bijhouden?

Het maakt niet uit hoe groot jouw bedrijf is, elke ondernemer heeft te maken met boekhouding. Je bent verplicht om een boekhouding bij te houden als bedrijf voor de belastingdienst. Hiermee kun je aantonen welke kosten je hebt gemaakt en welke inkomsten het bedrijf heeft. Niet alleen voor de belastingdienst maar ook voor jouwzelf is een goede boekhouding belangrijk. Je kunt dan eenvoudig zien welke uitgaven en inkomsten er zijn. Boekhouden kan op veel verschillende manieren en met veel verschillende soorten software. Maar wist je dat het ook mogelijk is om de boekhouding in Excel bij te houden.

Waarom een boekhouding?

Als ondernemer moet je onder andere voor de omzetbelasting een boekhouding bijhouden. Daarnaast is het ook zeer handig voor andere administratieve zaken. Je kunt in de boekhouding de inkomsten en uitgaven bijhouden, maar bijvoorbeeld ook facturen beheren die betaald moeten worden of die je verstuurd. Je kunt een boekhouder in de arm nemen om de boekhouding voor jou te doen. Je bent hiervoor natuurlijk wel kosten kwijt en niet elke ondernemer heeft dat geld zo klaar liggen. Het is als kleine ondernemer ook vaak niet nodig om de boekhouding te laten doen. Je kunt dit goed zelf en je bespaard er ook nog eens mee.

Boekhoudprogramma’s

Boekhouden kan op verschillende manieren. Op radio, internet en televisie wordt er dagelijks wel reclame gemaakt voor verschillende software pakketten die je kunt gebruiken voor het doen van de boekhouding. Met deze programma’s kun je dan eenvoudig factureren, belastingen bij houden en de uitgaven controleren. Nadeel hiervan is net als een boekhouder dat je er voor moet betalen. Vaak betaal je een maandelijks bedrag om gebruik te kunnen maken van een dergelijk programma. Als je weet welke zaken je in de boekhouding wilt en moet hebben, dan kan het gelukkig ook eenvoudig in Excel.

Waarom gebruik maken van Excel?

De boekhouding in Excel doen heeft verschillende voordelen voor jou als ondernemer. In veel gevallen maak je al gebruik van een pakket van Microsoft Office. Hier zitten standaard programma’s in zoals Word, PowerPoint en natuurlijk Excel. Je hebt dus eigenlijk al de software binnen handbereik zonder dat je daarvoor extra kosten kwijt bent. In Excel kun je eenvoudig berekeningen doen en je kunt de boekhouding compleet indelen naar jouw eigen wensen. De basiskennis van het programma is vaak al aanwezig en met wat hulp kun je snel al zelf aan de slag.

Kosten voor boekhouding in Excel

Omdat je als ondernemer vaak gebruik maakt van een pakket zoals Office ben je in de meeste gevallen al in het bezit van jouw ideale boekhoud programma. Je hebt Excel vaak standaard al in een pakket zitten. Hierdoor hoef je geen kosten te betalen voor het gebruik van software of voor de aanschaf van een pakket. Deze kosten zijn vaak maandelijks en die kun je goed gebruiken voor andere doeleinden. De enige kosten die je zult hebben zijn de kosten voor het aanschaffen van een Office pakket. Deze kosten kun je eventueel besparen door gebruik te maken van gratis alternatieven zoals OpenOffice of Google Sheets. Daarnaast ben je geen kosten kwijt aan een accountant of boekhouder die tegen een hoog uurtarief jouw boekhouding wel wil doen.

Mogelijkheden met Excel

De mogelijkheden met Excel zijn zeer uitgebreid als het aankomt op de boekhouding. Je kunt bijhouden wat de inkomsten en uitgaven van het bedrijf zijn maar je kunt ook een stapje verder gaan. Dit kun je doen door bijvoorbeeld tabellen en grafieken te maken voor een duidelijk overzicht. Het is ook mogelijk om gegevens van klanten in de boekhouding bij te houden, uren en kilometers te registreren, de financiële kant van de onderneming bij te houden, facturen op te stellen, offertes en nog veel meer. Daar komt nog bij dat je met Excel alle vrijheid hebt en de boekhouding simpel zelf kunt inrichten. Wil je iets aanpassen of wijzigen dan is dit ook zo geregeld.

Voor de belastingdienst

Zoals gezegd ben je als ondernemer verplicht om een boekhouding bij te houden voor de belastingdienst. Deze kan worden gebruikt voor het invullen van de omzetbelasting en voor andere aan de belastingdienst gerelateerde zaken. Je bent niet verplicht om gebruik te maken van een duur software pakket om de boekhouding te doen. Voor de belastingdienst is het belangrijk dat je kunt aantonen dat er een boekhouding is. Hiermee kun je laten zien wat de inkomsten en uitgaven van het bedrijf zijn zodat er belasting geheven kan worden over deze bedragen.

Voordelen

Boekhouden in Excel heeft veel verschillende voordelen. We hebben er een aantal op een rij gezet voor je:

• Je bent vaak al in het bezit van Excel en hebt geen aanschafkosten of maandelijkse kosten voor een software pakket
• Je hebt compleet zelf in de hand hoe je de boekhouding indeelt en kunt hier ook eenvoudig aanpassingen in doen
• Je voldoet aan de eisen die door de belastingdienst gesteld worden aan het bijhouden van een boekhouding
• Facturen, offertes en bonnetjes kun je ordenen in Excel
• Je bespaart op de kosten voor een boekhouder

Nadelen

Gebruik maken van Excel als boekhouding heeft voordelen maar kan ook nadelen hebben. Ook deze nadelen hebben we voor je op een rij gezet:

• Omdat je zelf de boekhouding inricht is de kans aanwezig dat er een fout wordt gemaakt. Hierdoor kan de boekhouding niet meer kloppen
• Het is handig om een beetje kennis van Excel te hebben. Basiskennis is vaak wel aanwezig, maar wil je iets meer uit de software halen met behulp van formules en andere functies dan zal je die kennis moeten opdoen
• Je moet niet alleen de boekhouding zelf bijhouden met deze manier van boekhouden, maar ook nog zelf de boekhouding maken en inrichten. Dit is met een software pakket al gedaan voor je
• Een degelijke boekhouding op zetten kan veel tijd kosten

Sjablonen voor boekhouding

Voor het bijhouden van de boekhouding in Excel kun je ook gebruik maken van sjablonen. Dit zijn sjablonen die vaak door andere of door bedrijven in Excel zijn gemaakt en al verschillende functies hebben. Als je een geschikt sjabloon vindt, dan hoef je dus niet zelf de boekhouding helemaal te maken. Je kunt dan denken aan een sjabloon voor het opstellen van een factuur of een offerte. Er zijn ook sjablonen die al voorzien zijn van verschillende formules die automatisch berekeningen kunnen doen van de getallen die je invult in de boekhouding.

Back-up

Net als met alle andere bestanden die je op een computer maakt en gebruikt is het ook belangrijk dat je voor een back-up van de boekhouding zorgt. Omdat je in Excel werkt zal het bestand dat je voor de boekhouding gebruikt niet heel er groot zijn. Dit heeft als voordeel dat je eenvoudig een back-up kunt maken naar bijvoorbeeld een USB stick. Het is dan ook mogelijk om een back-up te maken en naar je zelf toe te mailen. Mocht je het originele bestand kwijtraken of per ongeluk verwijderen, dan kun je eenvoudig zoeken naar de back-up die je hiervan gemaakt hebt. Maak regelmatig een back-up van de boekhouding.

Boekhouden als je bedrijf groeit

De boekhouding kun je goed in Excel doen als het bedrijf dat je hebt niet al te groot is. Dat is het geval als je maar een paar keer per maand een offerte of een factuur verstuurd en de inkomsten en uitgaven nog overzichtelijk zijn. Als jouw bedrijf groeit en je bijvoorbeeld personeel in dienst neemt, dan zal er ook meer boekhouding gedaan moeten worden. Als het zover komt, dan is het vaak wel aan te raden om gebruik te gaan maken van een alternatief voor Excel zoals een boekhoudprogramma. Een bedrijf dat groeit, heeft ook meer kapitaal dus is het vaak ook mogelijk om gebruik te maken van de diensten van een boekhouder of een accountant.

Alternatieven

Als je geen gebruik wilt maken van Excel of gewoon niet genoeg kennis hebt van het programma, dan zijn er ook andere mogelijkheden. Je kunt de boekhouding laten doen door een boekhouder of een accountant. Daarmee worden vaak wel alle zorgen uit handen genomen alleen krijg je te maken met extra kosten. Heb je een kleine onderneming en is de boekhouding niet al te groot dan kun je dit prima zelf doen. Je kunt hiervoor gebruik maken van boekhoudprogramma’s.

Boekhoudsoftware

Er zijn verschillende soorten boekhoudprogramma’s. Zo is het tegenwoordig bijvoorbeeld mogelijk om gebruik te maken van boekhoudsoftware waarmee je online kunt boekhouden. Je hoeft dan geen software te installeren maar kunt de boekhouding altijd en overal bijwerken. In sommige gevallen kun je hiervoor ook gebruik maken van een app op je smartphone of tablet. Als je kiest voor boekhoudsoftware dan betaal je hier vaak maandelijkse kosten voor. Deze kosten verschillen per aanbieder en per pakket dat je gebruikt. Er zijn ook programma’s die je gratis kunt gebruiken. Deze pakketten zijn vaak echter niet toereikend of laten je alleen gebruik maken van een paar functies. Om de volledige software te kunnen gebruiken moet je dan wel betalen.

Conclusie

Het is zeker mogelijk om gebruik te maken van Excel voor het bijhouden van de boekhouding. Je moet daarvoor wel rekening houden met een aantal zaken. Zo kost het tijd om de boekhouding op te zetten maar heb je alle touwtjes wel zelf in handen. Je kunt de boekhouding eenvoudig aanpassen en laten meegroeien met de ontwikkelingen binnen jouw onderneming. Het grootste voordeel is waarschijnlijk wel de lage kosten die je hebt voor het gebruik van Excel. Vaak hoef je alleen in het bezit te zijn van een Office pakket. Als deze er nog niet is, dan heb je hier dus kosten voor. Je bespaart de kosten voor dure software en een accountant als je zelf aan de slag gaat in Excel!

Dit artikel is geschreven door Dik de Graaf

Fanatiek blogger voor Dik.nl en altijd op zoek naar diepgang. Bijt zich helemaal vast in een onderwerp om alles tot in de puntjes uit te zoeken. Gek op reizen, sporten en lezen.

Website