Waar let je op bij het kiezen van een boekhoudprogramma?

Financiële administratie is helaas onlosmakelijk verbonden met het runnen van een onderneming. Of je nu eigenaar bent of ‘slechts’ de boekhouding doet: het is onvermijdelijk. Hoe professioneler het bedrijf wordt, hoe belangrijker een goed boekhoudprogramma is. We verklappen alvast dat het juiste boekhoudprogramma een gouden greep is, letterlijk en figuurlijk. Maar ja, waar let je op bij het kiezen van boekhoudsoftware? Wij zochten het voor je uit.

Wat is een boekhoudprogramma?

Waarschijnlijk weet je dat allang, want je zoekt er immers een. Toch willen we er nog graag op terugkomen voor degene die nog twijfelt aan de definitie. Een boekhoudprogramma is een softwarepakket dat jouw boekhouding automatiseert. De boekhouding is noodzakelijk om je financiële administratie up-to-date te houden en een boekhoudprogramma maakt dit allemaal een stuk eenvoudiger. Tevens dient het boekhoudprogramma als ‘archief’. Waar je voorheen dikke mappen met papieren moest bewaren, heb je nu alle bonnetjes, facturen en offertes op één plek. Online. Je moet een paar gigabyte afstaan, maar boekhouding neemt niet langer fysieke ruimte in beslag.

Wat voor soort bedrijf heb je?

Er zijn verschillende methodes om je administratie te doen. De manier van boekhouden moet overeenkomen met jouw bedrijf. Vanzelfsprekend heeft een startende zzp’er een minder complexe administratie, in vergelijking met een BV.

Startende ondernemers hebben vaak weinig geldstromen. Een tekstschrijver bijvoorbeeld, stuurt per maand een aantal facturen en maakt daarnaast nog wat incidentele kosten. Bijvoorbeeld een nieuwe laptophoes of een zakelijke lunch. Dat soort dingen kun je in Excel prima verwerken. Met behulp van boekhoudtemplates heb je een semi-professionele, gratis boekhouding. Het is echter wel de vraag of je genoeg kennis hebt van diverse formules en of jouw documenten overeenkomen met de eisen van de belastingdienst.

Veel ondernemers zullen er daarom voor kiezen om gebruik te maken van een professioneel boekhoudprogramma. Hiermee worden een heleboel dingen geautomatiseerd, waaronder berekeningen. Maar ook het verzenden van facturen (inclusief herinneringen). Vaak worden er ook statistieken gegeven waardoor jij in één oogopslag ziet hoe jouw bedrijf er financieel voorstaat. Hoe complex jouw boekhoudsoftware is hangt af van de functionaliteiten die je nodig hebt.

Laat je de boekhouding uitbesteden of doe je het zelf?

Laat je de boekhouder jouw administratie doen? Zorg er dan voor dat hij/zij goed met de software overweg kan. Aan de andere kant is er een grote kans dat de boekhouder zelf software ter beschikking stelt. Je moet er echter wel voor zorgen dat je zelf ook kunt inloggen, anders wordt het wel heel lastig als je opeens informatie nodig hebt.

Doe je zelf de boekhouding? Dan is het heel belangrijk dat je het boekhoudprogramma van A tot Z begrijpt. Het is belangrijk dat je het programma als gebruiksvriendelijk ervaart. Want de boekhouding is al vervelend genoeg, laat staan als je boekhoudprogramma niet mee werkt. Ten slotte kun je natuurlijk ook kiezen voor de gulden middenweg: zelf het werk doen met een dubbele check van de boekhouder. Of de echt belangrijke taken aan hem of haar overlaten en de rest zelf doen.

Kies voor een online boekhoudprogramma

We kunnen er lang en kort over praten, maar uiteindelijk is een online boekhoudprogramma het beste. Althans, in ieder geval een boekhoudprogramma die jouw gegevens online opslaat. Want dan kun je altijd en overal bij je administratie. Ook als je niet jouw eigen computer bij de hand hebt. Daarnaast wordt de boekhouding altijd dubbel opgeslagen (back-up). Hiermee voorkom je dat je met één verkeerde druk op de knop al je papieren kwijt bent. Ten slotte is ‘de cloud’ een prima plek om jouw gegevens op te slaan. De opslagplek is immers versleuteld.

Boekhouden via een app

Dit ligt in het verlengde van het vorige puntje. Want sommige (online) boekhoudprogramma’s bieden een mobiele applicatie aan. In eerste instantie denk je misschien: “Wat heb ik daaraan?” Alsof je jouw administratie op een minuscuul schermpje gaat doen. Voor kleine handelingen kan het echter enorm handig zijn. Bijvoorbeeld als je ergens zakelijk gaat lunchen en direct het bonnetje in kunt scannen. Of als je een betaling binnenkrijgt die je snel wilt registeren, voordat er automatisch een herinnering wordt gestuurd.

Gratis versus betaalde software

Er zijn een aantal boekhoudprogramma’s die je gratis kunt gebruiken. Althans, gratis tot op bepaalde hoogte. Want de meeste gratis boekhoudprogramma’s bieden een ‘premium’ optie aan, waarbij je een hoop extra functionaliteiten krijgt. Als voorbeeld nemen we het online boekhoudprogramma Money Bird. Op Money Bird kun je gratis drie facturen per maand versturen, inclusief herinneringen. Wordt je bedrijf groter en wil je meer facturen versturen? Dan moet je upgraden. Ook kun je met een gratis account geen rekeningnummer koppelen. Allemaal dingen die niet erg zijn als je net begint, maar storend worden als je bedrijf verder professionaliseert.

Kies voor een betaald boekhoudprogramma

De boekhouding is een essentieel onderdeel van het bedrijfsleven. Hoe graag menig ondernemer dat ook anders had gezien… Dus het is eigenlijk vreemd als je hier niet in durft te investeren. Hoewel een goed boekhoudprogramma geld kost, scheelt het jou een hele hoop tijd. En tijd is in feite ook geld. Dus alle moeite die je normaal gesproken doet om de administratie handmatig te doen kun je nu besteden aan andere dingen die jouw bedrijf laten groeien.

Daarnaast heeft een betaald boekhoudprogramma simpelweg meer functionaliteiten dan een niet-betaald boekhoudprogramma. Zoals eerder gezegd kun je waarschijnlijk alleen als starter goed uit de voeten met een gratis boekhoudprogramma.

Dat een boekhoudprogramma zo essentieel is betekent natuurlijk ook dat het onderdeel uit maakt van de ‘bedrijfskosten’. Dus elke euro kun je keurig opvoeren in je financiële administratie. Levert wellicht weer leuke extra’s op, bijvoorbeeld ten aanzien van je BTW.

Functionaliteit van je boekhoudprogramma

Een boekhoudprogramma moet uiteraard professioneel zijn, daar twijfelt niemand aan. Het is echter de vraag of je genoegen neemt met een geautomatiseerde balans of dat je behoefte hebt aan een heleboel extra’s. Sommige boekhoudprogramma’s kun je bijvoorbeeld koppelen aan je bankrekening. Zodra er geld binnenkomt of wordt afgeschreven, registreert het boekhoudprogramma dit voor je. Ook is er een optie om facturen en herinneringen te laten versturen. Inclusief een persoonlijk bericht. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van wat de technologie voor jouw boekhouding kan betekenen.

Hoe kom je erachter welke functionaliteiten je nodig hebt? Schrijf eens op wat je tot nu toe allemaal aan administratie doet. Bekijk vervolgens of deze taken geautomatiseerd kunnen worden. Bij de beoordeling van een nieuw boekhoudprogramma bekijk je of het programma voldoet aan die taken. Houd hiermee ook rekening met ‘de toekomst’. Als jouw bedrijf zich verder ontwikkelt zou het fijn zijn als je boekhoudprogramma met je meegroeit!

Gratis tip: test de boekhoudsoftware

Zichzelf respecterende boekhoudprogramma’s bieden altijd de mogelijkheid om de software te testen alvorens deze aan te schaffen. Het is natuurlijk niet zo heel erg handig om maandelijks van boekhoudprogramma te wisselen, want dan loopt je administratie helemaal in de soep. Voer daarom een paar ‘dummy’s’ in om de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid te testen.

Houd je uren bij

Ten slotte raden wij aan om je uren bij te houden. We benoemen dit apart omdat het niet standaard zit inbegrepen in boekhoudprogramma’s. Waarom is de urenregistratie zo belangrijk? Er zijn een aantal redenen voor.

• De belastingdienst. Je moet de belastingdienst aantonen dat je veel tijd besteed aan je onderneming. Meer dan 25 uur per week (check altijd de regels – deze kunnen tussentijds veranderen).
• Eigen inzicht. Door je uren te registreren kun je heel gemakkelijk jouw eigen productiviteit in de gaten houden. Daarnaast krijg je leuke statistieken over je werkweek te zien.
• Professionaliteit. Als je per uur factureert is het wel zo netjes om een urenregistratie mee te sturen. Op die manier ga je transparant met je opdrachtgevers om. Ook als je voor een vast bedrag een project afrondt kan er een urenregistratie van je verwacht worden.

Dit artikel is geschreven door Anne von Gleich

Anne is freelance tekstschrijver en content marketeer bij Sans Plus. Met oog voor detail en hart voor de doelgroep brengt ze elk verhaal tot leven.

Website LinkedIn