Hoe stel je een draaiboek op voor je bruiloft? 6 tips

Jullie bruiloft komt steeds dichterbij… Spannend! De voorbereidingen zijn in grote lijnen al getroffen, nu wordt het tijd om de puntjes op de ‘i’ te zetten. Het is – hoe cliché ook – een van de belangrijkste dagen uit jullie leven. Daarom mag er op de dag zelf niets aan het toeval worden overgelaten: alles moet van te voren in goede banen worden geleid.

Een draaiboek gaat daar enorm bij helpen! Maar hoe moet je een draaiboek voor een bruiloft opstellen? Waar houd je allemaal rekening mee? Of je nu zelf je eigen bruiloft aan het regelen bent of als ceremoniemeester voor iemand anders’ bruiloft fungeert: dit artikel helpt jou op weg.

1 – Maak een overzicht van alle activiteiten

Een bruiloft is altijd een verzameling van een heleboel verschillende activiteiten. Al deze activiteiten moeten een plekje krijgen in het draaiboek. Maar voordat je het draaiboek in kunt gaan vullen, moet je eerst weten welke activiteiten er allemaal plaats gaan vinden.

Doe dit zo gedetailleerd mogelijk en sla geen dingen over, uit gemakzucht. Denk dus niet: “Oh, maar die speech duurt maar een kwartiertje, die hoef ik er niet in te zetten.” Want door op zo’n manier te redeneren, kan het zijn dat je schema alsnog te strak wordt waardoor je in de stress raakt.

Om je alvast wat inspiratie te geven over het soort activiteiten die je kunt noteren, geven wij hieronder een overzicht van veelvoorkomende bruiloftsactiviteiten:

• Visagist met make-up
• Aantrekken van de jurk
• Rit naar locatie
• Ontvangst op locatie
• De ceremonie
• Receptie
• Diner
• Borrel
• Bruiloftfeest
• Taart aansnijden
• Ruimte voor speeches, anekdotes, quizes et cetera
• Openingsdans
• Fotoshoot
• Entree

Het is het beste om deze activiteiten samen met je partner op te schrijven. Want met z’n tweeën weten jullie een stuk meer dan in jullie eentje. Daarnaast is het ook handig om de ceremoniemeester te betrekken, als je deze hebt. En als je als ceremoniemeester dit artikel leest, moet je uiteraard de wensen van de bruid en bruidegom meenemen in het opstellen van het draaiboek.

2 – Zet alle activiteiten in de juiste volgorde

Waarschijnlijk heb je na stap 1 een bonte verzameling van allerlei activiteiten. Voor een draaiboek is het echter heel belangrijk dat deze activiteiten op logische volgorde worden gerangschikt. Bijvoorbeeld eerst de make-up, dan de jurk… Et cetera. Je hoeft hier nog geen specifieke tijden aan te verbinden, dat komt later wel. Eerst is het belangrijk dat je een overzicht hebt. Stel kritische vragen, zoals: “Wanneer vindt de fotoshoot plaats? Voor of na de ceremonie? ‘s Middags of ‘s avonds, of beide?”. Door dit soort dingen op een rijtje te zetten neemt de dag z’n eerste vormen aan.

3 – Maak een inschatting qua tijd

Hoelang gaat elke activiteit duren? Schrijf voor iedere activiteit een tijdsinschatting op. Om aan een reeële inschatting te komen, kun je het beste advies vragen aan de mensen die jou helpen met de bruiloft. Vraag bijvoorbeeld aan de fotograaf hoeveel tijd hij nodig heeft om een goed shot te maken, en vraag de visagiste hoelang het ongeveer gaat duren om jou ‘in de make up’ te zetten. Over deze stap hebben wij twee tips:

1. Schrijf de tijd per 5 minuten op. Dus niet ‘ongeveer een uurtje’, of een kwartier. Door jezelf te dwingen om op de 5 minuten precies na te denken over de tijd, ga je dieper nadenken over de activiteit en hoelang dit in beslag zou nemen. Zo wordt je planning waarschijnlijk een stuk accurater.
2. Zorg altijd dat er ruimte is voor ‘uitloop’. Het is natuurlijk heel fijn dat je van te voren weet dat jouw visagiste er 30 minuten over doet om jou op te maken. Maar wat nou als het uitloopt? Omdat je bijvoorbeeld twijfelt over de kleur oogschaduw, of omdat een nepwimper niet goed blijft zitten? Dan zijn jullie zo 10 minuten later. Daarom is het goed om elke activiteit iets te ruim in te schatten. Een beetje teveel tijd ‘over’ is niet erg, dan kun je even op adem komen en je voorbereiden op wat komen gaat. Tijd te weinig is veel erger, dan zit je enorm in de stress!

4 – Verdeel de verantwoordelijkheden

Nu alles duidelijk in de tijd is neergezet, is het klaar om een extra kolom aan te maken. Deze kolom wordt volledig besteed aan degene die verantwoordelijk is voor een specifieke activiteit! Heb je bijvoorbeeld ‘de lunch’ in het schema gezet? Dan kun je in de kolom plaatsmaken voor degene die de lunch verzorgt. Bijvoorbeeld iemand van een cateringbedrijf. Zo kun je alle activiteiten bij langs gaan en deze koppelen aan een of meerdere personen. Vervolgens kun je het draaiboek uitdelen bij de mensen die betrokken zijn bij het organisatorische aspect van de bruiloft. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn! MEer werk voor hen, minder stress voor jullie :-).

5. Tips voor het maken van een draaiboek

In bovenstaande stappen beschreven we in grote lijnen hoe je een draaiboek voor een bruiloft op moet stellen. Daarnaast hebben wij nog een paar tips over het opstellen van een draaiboek, die wij jullie niet willen ontzeggen:

Werk met schema’s en kolommen

Plannen doe je het gemakkelijkste in schematische weergaves. Dus geen dagboekomschrijving (‘en dan gaan we taart aansnijden, yummie’, ‘en toen was het tijd om foto’s te maken!), maar eerder een zakelijk overzicht van de activiteiten. De meest voorkomende kolommen in draaiboeken voor bruiloften zijn tijd, gebeurtenis, locatie, verantwoordelijke personen, leverancier, opmerking. In onderstaand voorbeeld kun je goed zien hoe zo’n draaiboek er uit kan zien. Zoals je ziet, is het heel belangrijk om een extra ruimte te reserveren voor ‘opmerkingen’ en/of extra aandachtspunten en actiepunten.

Bron: theperfectwedding.nl

Gebruik een ‘draaiboek tool’ of  bruiloftchecklist

Voor je het weet ben je uren bezig in Excel (hoe werkt het ook alweer?!). Na zes keer van format te veranderen, weet je het ook niet meer. Wat is nu de ideale vorm voor je draaiboek? Je kunt deze tijd beter besteden aan het daadwerkelijk invullen van het draaiboek. Er zijn dan ook twee dingen die je kunt doen om dit proces efficiënter te laten verlopen:

1. Download een (gratis) Excel of Word template voor bruiloft draaiboeken
2. Maak gebruik van een draaiboek tool en/of draaiboek generator

Beide opties kun je heel makkelijk terugvinden op Google. Je hoeft slechts een paar relevante zoekwoorden in te tikken en er rolt een hele lijst met opties uit. Wij adviseren om goed te vergelijken op de aspecten ‘prijs’ (sommigen zijn gratis!) en recensies. Laat je verrassen door het gemak!

En als het echt niet lukt… professionele hulp van een weddingplanner

‘Weddingplanner’. Heb jij er ooit een ontmoet? Ook al klinkt de hulp van een weddingplanner nogal overdreven, sprookjesachtig (en onbetaalbaar!), toch kan het heel goed van pas komen. Als je een grote bruiloft wil geven kan de planning, inclusief het opstellen van het draaiboek, gauw heel complex worden.

Sommige bruiden, bruidegommen en/of ceremoniemeesters hebben geen zin in de stress van de planning en roepen daarvoor de hulp van een weddingplanner in. Hij of zij (meestal zij), heeft geruime ervaring in het plannen van bruiloften.

Daardoor kan hij/zij anticiperen op dingen waar je zelf geen rekening mee houdt. Bijvoorbeeld dat speeches standaard uitlopen (om maar een voorbeeld te noemen!), of dat er nog een verrassingsactiviteit moet worden ingepland (waar jullie (nog) niets vanaf weten!). Bovendien is een weddingplanner een kei in het maken van draaiboeken!

6. Op de dag zelf: laat het los!

Als je een draaiboek hebt gemaakt, mag je ervan uitgaan dat de dag in grote lijnen goed verloopt. Her en der kan het iets anders lopen dan dat je had gehoopt, bijvoorbeeld als het gaat regenen en jullie tijd kwijt zijn aan het naar binnen verplaatsen van spullen.

Laat je niet uit het veld slaan door kleine wijzigingen in de planning! Aan de meeste dingen kun je toch niet echt iets veranderen. Het gaat erom dat je / jullie van te voren met de beste zorg een draaiboek hebben opgesteld. De dag zelf mag in het teken staan van ‘genieten’.

Probeer je dus niet teveel te focussen op de planning, maar laat je samen met je partner meevoeren door alle mooie momenten!

Dit artikel is geschreven door Anne von Gleich

Anne is freelance tekstschrijver en content marketeer bij Sans Plus. Met oog voor detail en hart voor de doelgroep brengt ze elk verhaal tot leven.

Website LinkedIn