Boekhouding als zzp’er; wat moet je weten?

Als zzp’er krijg je te maken met een hoop dingen. Offertes, facturen, gewerkte uren, kosten en af te dragen btw zijn daar slechts een onderdeel van. Om een duidelijk overzicht te krijgen van wat er maandelijks binnenkomt en weer uitgegeven wordt, is het van belang dat je zorgt dat je boekhouding op orde is. Daarnaast is het niet alleen handig, maar ook nog eens verplicht. De Belastingdienst eist namelijk dat je je administratie op orde hebt, en omdat je (waarschijnlijk) geen risico wilt lopen op een boete voor het incorrect voeren van je administratie, kun je maar beter weten wat er van je verwacht wordt. Daarom vertellen we je in dit artikel precies wat je moet weten over de boekhouding als zzp’er.

---

Wat is de boekhouding precies?

Een boekhouding is eigenlijk niets meer of minder dan je administratie. Vanuit de Belastingdienst is het bijhouden van een overzichtelijke en complete administratie verplicht. De boekhouding bestaat onder andere uit:

• Grootboek. Hierin staan onder andere je inkomsten en uitgaven. Bijvoorbeeld de kosten voor je auto, telefoon en verkoop, maar ook betaalde en ontvangen btw.
• Debiteuren en crediteurenadministratie. De debiteurenadministratie bestaat uit de facturen van klanten en leveranciers.
• Voorraadadministratie. Verkoop je producten? Dan houd je de voorraad (en waarde) daarvan bij.
• In- en verkoopadministratie. Alle inkomende facturen en uitgaande facturen (in- en verkoopfacturen).
• Loonadministratie. Heb je personeel voor je werken? Dan zul je loonadministratie bij moeten houden.

Om ervoor te zorgen dat je boekhouding compleet en overzichtelijk is, hebben we hieronder een aantal handige tips voor je verzameld. Zo kun je het vervelende klusje dat ‘de administratie doen’ heet een stuk minder ingewikkeld en vervelend maken.

---

1. Maak afspraken met jezelf

De eerste tip die we je geven voor het bijhouden van je boekhouding is: maak afspraken met jezelf. Het tweede gedeelte van deze tip is dan: kom die afspraken ook na. Een overzichtelijke boekhouding bereik je het gemakkelijkst door er op vaste momenten mee aan de gang te gaan. Dit doe je door bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks een paar uurtjes in te plannen om je boekhouding/administratie te doen. Leuk? Nee. Maar wel nodig. Doordat je je boekhouding regelmatig bijwerkt en up to date houdt, voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet, achter komt te liggen met je administratie, of misschien zelfs in de problemen komt met het doen van je belastingaangifte. Daarom is het belangrijk om van tevoren te bedenken wanneer je tijd vrijmaakt om aan je boekhouding te werken en om die tijd daarvoor te reserveren. Zo verplicht je jezelf om je zaakjes op orde te houden.

---

2. Houd een urenregistratie bij

Tip nummer twee is: houd een urenregistratie bij. Dit is niet alleen handig omdat je kunt zien hoeveel tijd je aan bepaalde klussen kwijt bent, maar het is ook nog eens verplicht. De Belastingdienst wil precies weten waar je gewerkte uren aan besteed zijn, vooral wanneer je gebruikmaakt van bepaalde aftrekposten. Voor het bijhouden van je urenregistratie hebben we twee tips, namelijk:

• Houd het direct bij. De beste manier om een goede urenregistratie bij te houden, is door dit direct te doen. Door je uren ‘live’ te registreren voorkom je dat je uren vergeet of niet juist noteert. Zet een timer aan zodra je aan het werk gaat, of schrijf dagelijks duidelijk op van hoe laat tot hoe laat je aan een bepaald project hebt gewerkt. Op die manier zorg je ervoor dat je urenregistratie zo juist mogelijk is.
• Gebruik een programma voor je urenregistratie. Er zijn allerlei superhandige programma’s te vinden die je kunt gebruiken om jouw urenregistratie bij te houden. Op deze manier maak je het jezelf behoorlijk makkelijk om die uren op de juiste manier bij te houden. Er zijn diverse gratis programma’s verkrijgbaar (zoals Gekko en Toggl), maar voor wie graag gebruik wil maken van meer opties bestaan er ook betaalde programma’s of abonnementen die de gratis programma’s meer opties geven..

Aftrekposten

Voor bepaalde aftrekposten, zoals bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek, stelt de Belastingdienst de eis dat je minstens 1225 uur per jaar aan je onderneming besteedt. Wanneer dit zo is, kun je gebruikmaken van diverse kortingen, waar je als ondernemer een hoop voordeel uit kunt halen. Om recht te hebben op die kortingen is het belangrijk dat je aan kunt tonen dat je daadwerkelijk 1225 uur aan je onderneming hebt besteed. Hiervoor is je urenregistratie dus belangrijk. Houd er rekening mee dat je als zzp’er twee soorten uren hebt, namelijk declarabele en niet-declarabele uren.

Declarabele en niet-declarabele uren

Als zzp’er heb je te maken met declarabele en niet-declarabele uren en voor beiden is het belangrijk dat je ze bijhoudt. Declarabele uren zijn de uren die je kunt factureren aan een klant. Deze uren werk je bijvoorbeeld aan een opdracht of doe je de voorbereiding daarvoor. Niet-declarabele uren zijn alle overige uren die je aan je onderneming besteedt. Denk bijvoorbeeld aan het doen van je administratie, het beantwoorden van je e-mail, het voeren van telefoongesprekken, het reizen van en naar een klant, het lezen van vakliteratuur om je kennis te vergroten, het volgen van cursussen, etc..  Deze uren tellen mag je gewoon meerekenen, omdat je ze aan je bedrijf besteedt. Het is dus zeker belangrijk om ook deze uren goed bij te houden.

---

3. Gebruik een handig boekhoudprogramma

Natuurlijk mag je je boekhouding gewoon op papier doen of gebruikmaken van een programma als Excel, maar om het jezelf een beetje makkelijker te maken is het gebruik van een boekhoudprogramma absoluut aan te raden. Niet alleen kun je via dit soort programma’s vaak professionele offertes en facturen maken en verzenden, maar alles wordt daarnaast ook direct voor je bijgehouden. Vooral wanneer je een koppeling maakt met je zakelijke rekening is dit heel handig. Betaalde facturen worden op die manier automatisch als betaald gemarkeerd en ook privé opnames kun je bijvoorbeeld automatisch laten herkennen. Doordat alles wordt bijgehouden, heb je een heel duidelijk overzicht van je inkomsten en uitgaven. Daarnaast zijn ook zaken als de af te dragen btw (per periode) voor je uitgerekend, waardoor je precies weet wat je aan het einde van het kwartaal (of het jaar) af zult moeten dragen. Wel zo handig.

Tip: Boekhoudprogramma’s waarmee je je boekhouding netjes bij kunt houden, zijn zowel betaald als gratis verkrijgbaar. Gratis programma’s hebben echter vaak niet zo veel opties. Het fijne is dat je de meeste boekhoudprogramma’s eerst een maand (en soms meer) gratis kunt gebruiken. Op die manier kun je zelf ervaren of je het programma wel of niet handig vindt en kun je eventueel nog op zoek gaan naar een andere optie.

---

4. Zorg dat je facturen aan de eisen voldoen

Een factuur die jij naar een klant stuurt, zal voor de Belastingdienst moeten voldoen aan een aantal eisen. Door ervoor te zorgen dat de facturen aan deze eisen voldoen, voorkom je dat je in de problemen komt. Een factuur moet voorzien zijn van:

• De naam en adresgegevens van jouw bedrijf
• De naam en adresgegevens van de klant
• Jouw KvK + btw-nummer
• De datum van de factuur
• Een oplopend en uniek factuurnummer
• Een duidelijke omschrijving van het product of de dienst die je geleverd hebt
• De leverdatum van de diensten of producten
• Het complete factuurbedrag exclusief btw
• Het btw-tarief en –bedrag.

---

5. Bewaar facturen en bonnetjes

Voor een correcte boekhouding is het heel belangrijk dat je al je facturen en bonnetjes geordend bewaart. Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma en daar ook je facturen mee maakt, is dat stukje in ieder geval al goed geregeld. Voor je bonnetjes voor bijvoorbeeld brandstof of aankopen, is het handig om een app te gebruiken waarmee je de bonnetjes handig kunt bewaren. Een andere optie is de bonnetjes inscannen of er een duidelijke foto van maken. Vervolgens kun je deze bonnetjes dan gemakkelijk toevoegen/koppelen aan je boekhouding, waardoor je een compleet overzicht hebt. Houd er rekening mee dat je alle facturen en bonnen minstens 7 jaar dient te bewaren. Hierdoor is het absoluut aan te raden om de bonnetjes ook digitaal te bewaren. Koop bijvoorbeeld een externe harde schijf (of USB-stick) om al deze gegevens op te slaan, zo ben je je administratie niet kwijt als je pc of laptop onverhoopt crasht. Ook is het handig (lees: noodzakelijk) om de papieren versie van facturen en bonnetjes te bewaren.

Overzichtelijk bewaren

Om al het papierwerk waar je als zzp’er mee te maken krijgt overzichtelijk te bewaren, is het slim om een geordend te werk te gaan. Hiervoor kun je bijvoorbeeld een map op je computer gebruiken met daarin submappen, of je kunt kiezen voor verschillende ordnermappen of bakken waarin je dit kunt opbergen. Om het zo overzichtelijk mogelijk te houden, is het handig om de zaken een beetje te scheiden. Zo kun je makkelijker dingen opzoeken en terugvinden en behoudt je dus automatisch ook meer overzicht. Doe dit bijvoorbeeld zo:

• Een mapje voor uitgaande facturen. Dit zijn de facturen die jij naar klanten stuurt. Declareer je op basis van gewerkte uren? Dan is het slim om hier direct je urenregistratie voor die klant bij te voegen.
• Een mapje voor inkomende facturen. Als zzp’er krijg je soms ook te maken met inkomende facturen. Deze kun je het beste bij elkaar bewaren.
• Een mapje voor bonnen. In dit mapje kun je al je bonnetjes bewaren, om ze zo overzichtelijk op een plek te hebben.
• Een mapje voor belastingzaken. Hierin bewaar je onder andere de btw-aangiftes en aangifte inkomstenbelasting.

Door je documenten op een overzichtelijke manier te bewaren, heb je niet alleen zelf overzicht, maar kun je je administratie ook makkelijker uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Daarnaast kun je de Belastingdienst ook snel inzage geven als ze daarom vragen.

---

6. Kasboek bijhouden

Alle inkomsten en uitgaven die je als zzp’er krijgt en doet, moet je netjes bijhouden in een kasboek. Dit kun je bijvoorbeeld op papier doen of in een Excel sheet, maar het is ook mogelijk om een online programma te gebruiken waarin je al deze informatie handig bij elkaar hebt en kunt bijhouden. Meer informatie over hoe je precies een kasboek moet bijhouden, wat de regels daarvoor zijn, hoe dat eruitziet en welke tips je daarvoor kunt gebruiken, kun je online vinden.

Tip: De meeste boekhoudprogramma’s bieden ook een kasboek waarin boekingen (grotendeels) automatisch worden bijgehouden. Dat scheelt je dan direct weer een hoop werk.

---

7. Btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting

Als zzp’er krijg je te maken met het doen van btw-aangifte. Veel zzp’ers zien behoorlijk tegen dit klusje op. Om jezelf een hoop tijd en moeite te besparen, is ook in dit geval het bijhouden van een goede boekhouding essentieel. Wie een overzichtelijke administratie bijhoudt kan de btw-aangifte in een mum van tijd invullen en versturen. Op die manier voorkom je dat je een hoop tijd kwijt bent of dat je halsoverkop nog van alles moet gaan uitzoeken en uitrekenen, daarnaast is de kans dat je fouten maakt op deze manier erg klein. Houd er ook rekening mee dat je een flinke boete kunt krijgen als je te laat bent met het doen van je aangifte, dus stel het zeker niet te lang uit. In het geval van de aangifte inkomstenbelasting kun je met een boekhoudprogramma zo zien wat je allemaal in moet vullen voor een juiste aangifte. Ook in dit geval kun je daardoor een hoop tijd en moeite besparen, en voorkom je dat je verkeerde cijfers invult.

---

8. Onkosten

Alle kosten die je zakelijk maakt, zul je in je boekhouding moeten verwerken. Hieronder vallen onder andere inkopen die je doet, maar bijvoorbeeld ook kosten die je maakt voor je bankrekening, kantoor of reiskosten. Ook het afschrijven van bijvoorbeeld een computer zal hierin verwerkt moeten worden. Zorg er daarom voor dat je een duidelijk overzicht hebt van deze kosten en dat je ze inboekt. Dit kun je het handigst doen met een boekhoudprogramma, waarbij je ook direct de betreffende bonnen/facturen kunt bijvoegen.

Tip: De regels voor het aftrekken van onkosten, kun je uitgebreid online vinden. Hier kun je onder andere lezen hoe het zit met auto- en reiskosten en hoe je bijvoorbeeld een nieuw aangeschafte computer af kunt schrijven.

---

9. Verdiep je in fiscale voordelen

Als zzp’er zijn er een flink aantal fiscale voordelen waar je gebruik van kunt maken als je voldoet aan de criteria die daarvoor gelden. Zo heb je bijvoorbeeld een startersaftrek voor startende zzp’ers en een zelfstandigenaftrek voor ondernemers die aan het urencriterium voldoen. Bij het doen van je administratie en de belastingaangiftes is het belangrijk dat je checkt van welke aftrekposten je eventueel gebruik zou kunnen maken. Op die manier kun je namelijk een hoop geld besparen. Meer informatie over deze aftrekposten en hoe je ze toe moet passen in je administratie en belastingaangifte, kun je online vinden.

---

10. Boekhouding uitbesteden of zelf doen?

Veel ondernemers vragen zich af of ze hun boekhouding zelf moeten doen of uit moeten besteden. Wat in jouw geval het meest handig is hangt van verschillende factoren af. Voor wie geen enkele kennis heeft van het bijhouden van een boekhouding en ook geen zin heeft om zich daarin te verdiepen, kan het inschakelen van een boekhouder of accountant erg handig zijn. Ook voor de zzp’er die heel druk is, of voor wie bijvoorbeeld personeel in dienst heeft, kan het verstandig zijn om de boekhouding over te laten aan een professional. Eigenlijk heb je daarin twee keuzes, namelijk:

• De boekhouding volledig overlaten aan een boekhouder
• De boekhouding gedeeltelijk zelf doen

Volledig overlaten aan een boekhouder

Als je je boekhouding volledig overlaat aan een boekhouder, dan hoef je eigenlijk alleen de stukken aan te leveren die de boekhouder nodig heeft. Het voordeel hiervan is dat het je een hoop tijd scheelt. Het nadeel is dat het je een hoop geld kost. De boekhouder zal namelijk alles zelf moeten uitzoeken en ordenen en de uren die hij/zij daarvoor nodig heeft, komen uiteraard voor jouw rekening. Als je kijkt naar het gemiddelde uurtarief van een goede boekhouder, dan kun je misschien beter een gedeelte van de boekhouding zelf doen.

Gedeeltelijk overlaten aan een boekhouder

Als je je boekhouding gedeeltelijk door een boekhouder laat doen, dan zorg je er zelf voor dat je administratie op orde is. Vervolgens lever je je geordende administratie aan bij een boekhouder en zal hij/zij alles voor je checken. Het voordeel hiervan is dat je geld bespaart doordat je er zelf voor zorgt dat je zaakjes op orde zijn. Daarnaast weet de boekhouders alles van de eventueel fiscale voordelen waar je recht op hebt. Doordat hij/zij precies weet waar jij recht op hebt en hoe je daar aanspraak op kunt maken, kan een boekhouder je een hoop geld opleveren.

De boekhouding zelf doen

Vooral als je bedrijf niet zo groot is en als je geen personeel in dienst hebt, is het vrij simpel om je boekhouding zelf te doen. Online kun je alle informatie vinden die je nodig hebt als het om het bijhouden van je administratie gaat. Het voordeel van het zelf doen van je boekhouding is dat het weinig geld kost. Het nadeel is dat je waarschijnlijk niet alle kennis in huis hebt en dat je dus óf veel tijd kwijt bent aan dingen uitzoeken óf fiscale voordelen misloopt omdat je niet van het bestaan afwist. Heb je dus geen zin of tijd om je te verdiepen in het bijhouden van de boekhouding? Dan kun je wellicht tóch beter kiezen voor een boekhouder die je helpt.

---

De boekhouding doen als zzp’er

Als je als zzp’er werkt, zijn er een hoop dingen waar je mee te maken krijgt. Een van die dingen is het bijhouden van een correcte administratie. Om te voorkomen dat je achteraf gezeur krijgt met de Belastingdienst, en om de financiële kant van je bedrijf overzichtelijke te houden, is het daarom belangrijk dat je hier goed de tijd voor neemt. Zorg er in ieder geval voor dat je wekelijks of maandelijks een aantal uur vrijmaakt om bezig te zijn met je administratie. Op die manier voorkom je dat je achter komt te liggen en dat je administratie een rommeltje wordt. Daarnaast is het belangrijk dat je alle benodigde documenten (zoals facturen en bonnetjes) goed bewaart. Het gebruik van een online boekhoudprogramma kan het bijhouden van je administratie een stuk makkelijker en overzichtelijker maken. Door gebruik te maken van zo’n programma heb je daarnaast altijd een duidelijk overzicht van wat er binnenkomt en wat je uitgeeft.

Boekhouding bijhouden

Een handig boekhoudprogramma is ook voor het doen van je belastingaangiften erg handig. Zorg er trouwens ook altijd voor dat je die aangifte op tijd doet om zo te voorkomen dat je flinke boetes zult moeten betalen. Heb je geen zin of tijd om je te verdiepen in het bijhouden van een correcte administratie, de kosten die je af kunt trekken en de fiscale voordelen waar je recht op hebt? Dan kan het inschakelen van een boekhouder zeker een verstandige keuze zijn. Een boekhouder weet alles over de wet- en regelgeving en is daarnaast op de hoogte van de fiscale voordelen waar jij als zzp’er recht op zou kunnen hebben. En hoewel een boekhouder je uiteraard geld kost, levert zo’n professional je vaak ook een hoop geld op.

---

---