Hoe bereid je je voor op een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek: je directe leidinggevende bespreekt je ontwikkeling met jou, terwijl jij kan aangeven wat jij van je leidinggevende verwacht. Het functioneringsgesprek is meteen een goede gelegenheid om aan te geven op welk gebied je je verder wilt ontwikkelen en waar je tegenaan loopt. De één vindt functioneringsgesprekken prettig, terwijl de ander het altijd tegen vindt vallen. Met een goede voorbereiding is de kans groter dat het functioneringsgesprek duidelijk verloopt en dat beide partijen er daadwerkelijk iets aan hebben. Met de tips uit dit artikel bereid je je goed voor.

---

Wat houdt een functioneringsgesprek precies in?

Het doel van een functioneringsgesprek is om te bespreken wat je leidinggevende en jij precies van elkaar verwachten. Het gaat daarbij met name over de toekomst: waarin wil jij je gaan ontwikkelen en wat kan je manager of leidinggevende daarin betekenen voor jou?
Ook worden de afspraken die er zijn gemaakt tijdens een vorig functioneringsgesprek kort besproken: heb je daar iets mee kunnen doen en heeft de leidinggevende zich ook beziggehouden met jullie afspraken?
De focus ligt verder grotendeels bij de toekomst: wat verwachten jullie de komende tijd van elkaar? Belangrijk is daarbij dat een functioneringsgesprek gelijkwaardig is: het is tweerichtingsverkeer en je geeft aan wat je van elkaar verwacht.

Je zou kunnen zeggen dat een functioneringsgesprek meestal grofweg de volgende inhoud heeft:

• Doornemen van gemaakte afspraken.
• Bespreken hoe de samenwerking is met je collega’s. Hoe lig je in de groep en hoe is de collegialiteit in de groep?
• Wat zijn je wensen voor de toekomst, als je kijkt naar de ervaringen in het verleden (zowel wat betreft jezelf, als je leidinggevende als je collega’s).
• De stappen die er op korte termijn door je leidinggevende en jou gezet kunnen worden, worden besproken.
• De stappen die er op langere termijn gezet kunnen worden, worden besproken.

Het is gebruikelijk dat zowel de medewerkers als de leidinggevende een ‘agenda’ maken, en dat ze elkaar vooraf aangeven wat er besproken wordt. Zo blijft het gesprek overzichtelijk.
Daarnaast is het gebruikelijk dat de leidinggevende aangeeft hoeveel tijd er is voor het gesprek.

Verslag

Tijdens een functioneringsgesprek maakt de manager altijd notities van de zaken die er besproken worden. Deze werkt hij of zij uit en worden aan jou overhandigt. Lees het verslag altijd even door, en geef het aan bij je leidinggevende als er iets niet klopt. Hij of zij is dan verplicht om het aan te passen.

Agenda en het bespreken van mogelijkheden, problemen en wensen

Een agenda en voorbereiding zorgen ervoor dat een functioneringsgesprek beter loopt. Extra belangrijk wordt dit, wanneer er lastige of belangrijke zaken besproken moeten worden. Hoe je in dat geval je gesprek voorbereidt, lees je ook in deze blog. Want wat doe je bijvoorbeeld als je niet met je collega overweg kunt?
Andere uitdagingen, wensen of problemen waar je op de werkvloer tegenaan kan lopen zijn:

• Je wilt graag andere, of interessantere taken.
• Je zou graag een cursus of opleiding willen volgen voor verdere ontwikkeling.
• Je onveilig voelen op de werkvloer.
• Moeite hebben met grenzen aangeven en daardoor teveel hooi op je vork nemen.
• Je gepasseerd voelen als het gaat om nieuwe taken of promoties.
• In de knoop zitten met perfectionisme van jezelf of collega’s.
• Stress
• Problemen in de samenwerking met een collega (dit lastige probleem en hoe je een gesprek daarover voorbereidt, bespreken we verderop in deze blog).

En zo zijn er nog een aantal andere punten op te noemen die belangrijk kunnen zijn om te bespreken. Met een goede voorbereiding gaat dit makkelijker, zeker wanneer je weet dat iets je hoog zit.

Misschien nog wel het belangrijkste aan een functioneringsgesprek, is dat het je kan helpen doorgroeien. Prettige en doelgerichte functioneringsgesprekken kunnen veel betekenen voor je carrière. Daarom is het essentieel om je voor te bereiden!

 

---

Punten op papier zetten

Niet iedereen vindt het makkelijk of prettig om dingen op te schrijven. De meeste Nederlanders met een baan kunnen natuurlijk wel schrijven, maar toch is dit voor de één hindernis, terwijl een ander zo een blaadje vol schrijft met wat hem bezighoudt.
Wél helpt zaken op papier zetten (dus een agenda maken) nu juist goed voor een functioneringsgesprek. Ben je geen fan van zaken op papier zetten, hou het dan kort voor jezelf. Je kan bijvoorbeeld steekwoorden gebruiken, of een lijstje met onderwerpen. Zo ben je er zeker van dat alles aan bod komt in het gesprek, maar hoef je niks uitgebreid op te schrijven.

Speelt er een probleem op de werkvloer, schrijf dan (kort) op wat er precies gebeurt, waarom het jou dwarszit en wat jij denkt dat een oplossing zou kunnen zijn.

---

Agenda uitwisselen met je leidinggevende

Dit artikel gaat over hoe jij je voor kan bereiden op een functioneringsgesprek, maar je leidinggevende moet zich officieel ook voorbereiden.
In de praktijk werkt het niet altijd zo, maar ideaal zou zijn als jij je agenda (dus de gespreksonderwerpen voor het functioneringsgesprek) aan je leidinggevende overhandigt, en als de leidinggevende deze overhandigt aan jou. Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn.

Een andere manier van werken is dat alleen de leidinggevende een agenda opstelt en deze aan jou geeft. Jij kan deze (eventueel) aanvullen met onderwerpen die je nog mist.

---

Terugkijken: verwoorden hoe je vond dat het laatste jaar verliep.

Elk functioneringsgesprek is heeft een deel waarin wordt teruggekeken op de laatste maanden of het laatste jaar. Om je goed voor te bereiden, kan je jezelf alvast de volgende vragen stellen:

• Heb je met plezier gewerkt?
• Had je doelen op de korte termijn en heb je die bereikt?
• Had je doelen op de lange termijn en heb je die bereikt?
• Was er tijdens een vorig gesprek feedback van jou op je leidinggevende en heeft hij of zij daar inmiddels iets mee gedaan?

Deze vragen helpen je om concreet terug te kijken.

---

Feedback geven op je leidinggevende voorbereiden:

Het kan zijn dat je een kritiekpunt hebt op je leidinggevende. Een goede manager vraagt hiernaar in het functioneringsgesprek, dus dan is het prettig als je goede feedback kunt geven.
Twee zaken zijn daarbij belangrijk:

• Blijf zakelijk
• Probeer het verbeterpunt in de ik-vorm te brengen, in plaats van ‘jij…’ te gebruiken. Het eerste klinkt vriendelijk, het laatste is snel aanvallend.

Leidinggevenden vinden kritiek niet altijd prettig. Wel is het soms nodig. Blijf dus zakelijk, vriendelijk en hou er rekening mee dat de ander niet alles makkelijk vindt om te horen.

---

Voorbereiden op bespreken wat je in de toekomst graag zou willen

Dit is de kern van het functioneringsgesprek. Je hierop voorbereiden is het belangrijkste en zal absoluut gewaardeerd worden. Het is voor je leidinggevende namelijk prettig (en het praat makkelijker) als jij weet wat je wil. Hoe beter je dit kan vertellen, hoe groter de kans op een prettig gesprek, waarmee je eventueel ook je carrière mee naar een hoger level kan tillen.
Hier kan je je met de volgende vragen op voorbereiden:

• Wat zijn je wensen?
• Wat wil je bereiken?
• Waarom wil je dat bereiken?
• Hoe wil je het aanpakken?
• Wat zijn de zaken die jou eventueel beperken?

Door antwoord te geven op deze vragen loopt het gesprek vlot én ben je goed voorbereid op de kern.

---

Problemen met een collega: hoe breng je dit het beste ter sprake?

Eén van de zaken die ook aan bod komt bij een functioneringsgesprek, is de samenwerking met je collega of collegae. Daarbij kunnen de volgende punten aan bod komen:

• Hoe ervaar jij de samenwerking met je collega’s?
• Wat vinden de collega’s van de samenwerking met jou?

Als alles goed gaat, zijn jullie snel door deze vragen heen. Als er problemen spelen, wordt het een ander verhaal. Zeker wanneer je veel emoties ervaart door een vervelend conflict. Probeer in dat geval om extra aandacht te besteden aan dat onderwerp, voor op je functioneringsgesprek.
Stel jezelf de volgende vragen over het probleem of conflict met de collega:

• Hoe begon een conflict, wat is het probleem?
• Probeer eerlijk na te denken over je eigen gedrag: waardoor is het conflict ontstaan? Wees ook eerlijk over je eigen gedrag of functioneren naar je collega toe, als jij het conflict hebt veroorzaakt. De kans is dan veel groter dat het opgelost kan worden.
• Hoe denk je dat het probleem opgelost kan worden?

Door dit goed voor te bereiden, kan je eventuele problemen makkelijker verwoorden als je door boosheid of frustratie minder helder bent. Als dit goed gaat, is dit een goede stap naar een probleem oplossen met de collega zelf.

---

Een functioneringsgesprek goed voorbereiden loont.

Niet elk bedrijf is even serieus en uitgebreid met functioneringsgesprekken. Dat hoeft ook niet altijd: meestal is werk ook een stuk routine. Toch is het voor zowel werknemers als werkgevers goed om de tijd te nemen voor een functioneringsgesprek. Met name de werknemer voelt zich dan meer gezien.
Voor beide partijen helpt het de voortgang van het functioneringsgesprek als er goed is voorbereid. De belangrijkste vraag is daarbij wat jullie in de toekomst willen bereiken, waarom en op welke manier. Ook wordt er teruggekeken op de afgelopen periode en of doelen uit het vorige gesprek bereikt zijn. Daarnaast komt de samenwerking tussen jou en je collega’s ter sprake.

Goede functioneringsgesprekken kunnen je carrière een stapje helpen en geven duidelijkheid voor zowel jou als je leidinggevende. Des te beter dus, als je goed weet wat je wilt. Het gesprek goed voorbereiden helpt je om dat netjes duidelijk te maken.

---

---