Hoe werkt een kennismakingsgesprek?

Het is je gelukt. Je hebt je best gedaan op een sollicitatiebrief, je hebt je motivatie goed op papier kunnen zetten en je inzet wordt beloond met een reactie. Het bedrijf waar je hebt gesolliciteerd reageert enthousiast terug op je bericht en ze geven aan dat ze graag meer over je willen weten. Tijdens het kennismakingsgesprek word je geconfronteerd met de tweede stap van de sollicitatieprocedure. Waar je thuis kon nadenken over je motivatiebrief, moet je jezelf nu in het echt gaan verkopen. In dit artikel leggen we uit een kennismakingsgesprek werkt en hoe je jezelf daarop kunt voorbereiden.

1. Voorbereiding

Allereerst is het natuurlijk belangrijk dat je precies weet bij welk bedrijf je binnenstapt. Dat doe je door je in te lezen in alle beschikbare informatie over het bedrijf en de functie waarin je geïnteresseerd bent. Kijk of alles voor jou duidelijk is en of je eventuele vragen hebt over informatie in de functieomschrijving.

Probeer tijdens de voorbereiding antwoord te geven op de volgende vragen:

• Waarom wil je bij deze organisatie werken?
• Waarom moet het bedrijf jou kiezen voor de functie?
• Welke kwaliteiten neem je mee, die van belang zijn het bedrijf?
• Wat kun je over jezelf vertellen?
• Welke persoonlijkheidskenmerken heb je en in hoeverre zijn deze belangrijk voor de functie?
• Wat zijn je sterke kanten en minder sterke kanten?

Over het algemeen bestaat het kennismakingsgesprek voornamelijk uit deze vragen. Wanneer jij hier thuis al over hebt nagedacht, ben je een stuk beter in staat om goed antwoord te geven vragen en een goede indruk achter te laten.

Word je verrast met een vraag die niet in dit rijtje staat, laat je dan vooral niet uit het veld slaan als je niet direct een antwoord weet. Geef aan dat het een goede vraag is en probeer een zo goed mogelijk antwoord te formuleren. Hierbij laat je zien dat je ook in onverwachte situaties kunt presteren, wat wellicht belangrijk is functie waarop je solliciteert.

2. De eerste indruk

Het mag misschien een cliché genoemd worden, maar de eerste indruk die je achterlaat tijdens een kennismakingsgesprek is erg belangrijk. Deze eerste indruk wordt gevormd tijdens de introductie wanneer je op bezoek komt. Vaak zal de recruiter proberen om het ijs een beetje te breken door wat informele vragen aan je te stellen. Tijdens deze eerste een of twee minuten is het de bedoeling dat een basis wordt gelegd voor de rest van het gesprek. Probeer dus in te schatten hoe de recruiter het gesprek ingaat. Dan kun je deze persoon spiegelen om op gelijke voet van start te gaan.

Probeer zelf ook een of twee vragen te stellen of input te geven, waarbij je een luchtig onderwerp aanhaalt. Voorbeelden zijn het weer, de weg naar het bedrijf toe en eventuele vragen over het werk van de recruiter binnen het bedrijf. Vaak wordt het gewaardeerd wanneer je zelf geïnteresseerd overkomt op de mensen die er werken. Uiteindelijk kom je daar om een baan binnen te slepen. Het is dan natuurlijk ideaal als je in de korte tijd die je hebt, een persoonlijke relatie op kunt bouwen met de mensen die bepalen of jij de baan aangeboden krijgt.

3. Over het bedrijf

Je gesprekspartner zal na de persoonlijke introductie waarschijnlijk subtiel overschakelen naar een introductie van het bedrijf waar je wilt werken. In dit stadium wordt er breed ingegaan op het bedrijf, de diensten of producten die verkocht worden, het aantal afdelingen en wat voor mensen er in het bedrijf werken. Uiteraard heb je hier tijdens je onderzoek thuis zelf al onderzoek naar gedaan en zal de informatie grotendeels overlappen met wat je zelf al weet. Op dit moment heb jij de kans om te laten zien dat je je al hebt verdiept in het bedrijf en kun je inhaken op enkele onderwerpen waar je gesprekspartner over zal beginnen. Mocht je vragen hebben over het bedrijf, dan is dit het geschikte moment om ze te stellen, maar wacht nog even vragen over de specifieke functie waar je op solliciteert. Dat komt later aan de orde.

4. Over jou

Vervolgens wil de recruiter ook iets over jou te weten komen. Jij bent er misschien al achter dat het bedrijf een goede match is voor jou, maar ook zij moeten natuurlijk nog te weten komen of jij een goede match bent voor het bedrijf. In dit gedeelte van het kennismakingsgesprek krijg je de kans om over jezelf te vertellen. Dit zal niet altijd gebeuren aan de hand van een vooropgezette vragenlijst van de recruiter. Het is dus grotendeels jouw verantwoordelijkheid om een compleet verhaal te vertellen met alle relevante informatie over jezelf. Over het algemeen wil de recruiter de volgende dingen te weten komen over jou:

• Waar kom je vandaan?
• Wat voor werk heb je hiervoor gedaan?
• Waarom heb je gekozen voor dit bedrijf?
• Wat voor ervaring neem je mee?

Probeer een goedlopend verhaal te vertellen dat automatisch al antwoord geeft op deze vragen. Zo kun je bijvoorbeeld in 20 seconden vertellen waar je woont, (eventueel) hoe je thuissituatie eruit ziet en dan langzaam overschakelen naar je vorige relevante werkervaring. Probeer in dat gedeelte niet te vertellen wat er zo leuk was aan je vorige werkgever, maar hou het vooral bij de kennis die je hebt opgedaan en de talenten die je hebt ontwikkeld. Probeer daarbij ook vooral zaken te noemen uit de taakomschrijving van de functie waar je nu op solliciteert. In dit gespreksonderdeel kun je daarnaast ook de zojuist verkregen informatie over het bedrijf verwerken in een argumentatie waarom je voor het bedrijf wilt werken. Dan is je verhaal helemaal rond en heeft de recruiter nog enkele andere persoonlijke vragen voor je. Deze vragen luiden dan het volgende onderdeel in van het kennismakingsgesprek.

5. Hoe goed is de match?

Nu de recruiter iets meer weet over wie jij bent, is het tijd om te achterhalen of jij past bij de functie. Daarbij stelt een recruiter diepgaande vragen over behaalde opleidingen, cursussen die je hebt gevolgd, of je hebt gewerkt met relevante computerprogramma’s en in hoeverre je bereid bent om extra bij te leren voor de functie. Tijdens dit onderdeel probeert hij erachter te komen in hoeverre je nu in staat bent de functie uit te voeren, maar ook wat het bedrijf in de toekomst van jou kan verwachten.

6. Extra onderdelen

Niet iedereen kennismakingsgesprek is hetzelfde. De volgende situaties zijn niet standaard, maar kunnen ook voorkomen tijdens een eerste kennismakingsgesprek.

Probleemsituaties

Voor sommige functies is het van cruciaal belang dat je kunt omgaan met stressvolle situaties en problemen. Het kan daarom dus ook voorkomen dat de recruiter jou enkele probleemsituaties voorlegt en vraagt hoe jij in dit geval zou handelen. Jouw antwoorden hoeven niet per se goed te zijn, want als je nog niet hebt gewerkt in het bedrijf weet je nog helemaal niet wat je mogelijkheden precies zijn, maar het gaat erom dat je creatief kunt omgaan met een situatie die daarom vraagt. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld waarin je een deadline niet kunt halen, een extreem boze klant aan de telefoon krijgt of wanneer een collega zich niet houdt aan gemaakte afspraken. Deze vragen zijn afhankelijk van de soort functie die je gaat bekleden binnen het bedrijf.

Persoonlijk voorwerp

Sommige recruiters vragen je om een voorwerp mee te nemen naar het kennismakingsgesprek. Dit voorwerp dient jou te representeren en je moet jezelf voorstellen aan de hand van dit voorwerp. Dit gebeurt vaak niet bij hogere functies zoals management posities, maar wordt wel eens gedaan bij bijvoorbeeld callcenter werk. Je zou dan bijvoorbeeld oordopjes mee kunnen nemen, waar je normaal gesproken muziek mee luistert. Je zou dan kunnen aangeven dat voor jou luisteren naar muziek een van de fijnste dingen is en dat dit ook past bij de functie, omdat je daarbij ook veel zal moeten luisteren naar mensen. Uiteraard kun je een grote verscheidenheid aan artikelen meenemen die jou kunnen representeren tijdens het kennismakingsgesprek. Het gaat erom dat je kunt laten zien wie jij bent, en hoe dat stukje dat je laat zien, past bij de organisatie.

7. De functie

Nu zowel jij als recruiter op de hoogte zijn van alle benodigde informatie, is het tijd om nog even de diepte in te duiken wat betreft de functie. Hierbij kunnen de volgende zaken nog even aan bod komen:

• In welk team je gaat samenwerken.
• Op welke manier je ingewerkt wordt.
• Naar welke functie je eventueel kunt doorgroeien.
• Vragen van jou met betrekking tot de functie.

Zorg ervoor dat je niet eerder vertrekt voordat je antwoord hebt op alle vragen die betrekking hebben op de functie. Niets is vervelender dan bij thuiskomst realiseren dat je nog een relevante vraag had over de functie, die bepalend is of jij daadwerkelijk voor het bedrijf wilt werken. Het helpt dus ook als je deze vragen thuis al bedenkt.

8. Afscheid nemen

Vergeet niet dat ook de laatste indruk die je maakt van groot belang is. Probeer daarom interesse te tonen tot het moment dat je afscheid hebt genomen en verdwenen bent van het bedrijventerrein. Je kunt dit doen door aan het einde van het gesprek alles nog even hardop samen te vatten, waarbij je eventuele afspraken nog even aanhaalt om te bevestigen. Zorg ervoor dat je alle informatie hebt voordat je afscheid neemt. Belangrijke zaken zijn onder andere de timing van een vervolggesprek, telefoontje of e-mail. Hierbij zorg je ervoor dat je op de hoogte bent van de situatie en laat je de recruiter zien dat je enthousiast bent.

Zeg terwijl je naar buiten loopt nog even vriendelijk gedag tegen iedereen die je tegenkomt, bedank de recruiter voor zijn tijd en verlaat het gebouw.

Dit is het verloop van ongeveer 90% van de kennismakingsgesprekken. Uiteraard kan het voorkomen dat een gesprek net een iets andere insteek heeft. Het belangrijkste is dat je kunt laten zien dat je in staat bent onvoorziene situaties op te lossen. Ben je daartoe in staat, dan kun je ervan uitgaan dat je een verpletterende indruk hebt achtergelaten op het bedrijf.

Dit artikel is geschreven door Martijn Troch

Zelfstandig ondernemer bij Martijn Troch | Communicatie en Organisatie

LinkedIn