Alles wat je moet weten als je een eigen webshop wilt beginnen

Een eigen webwinkel beginnen is met de handige software van tegenwoordig kinderspel. Waar je voorheen niet om een programmeur en webdesigner heen kon, kun je tegenwoordig in een uurtje je eigen webshop beginnen en je eerste verkopen beginnen te scoren. Ondanks dat er in Nederland al ruim 40.000 webshops zijn beginnen alsnog ieder jaar opnieuw mensen aan het avontuur dat een eigen webwinkel heet. De één hobbymatig als leuke bijverdienste, de ander met als doel de nieuwe CoolBlue of Zalando te worden. Wat je persoonlijke doel ook mag zijn: in onderstaand artikel alles wat je moet weten als je een eigen webshop wilt beginnen!

Een eigen webwinkel starten

Volgens het CBS startten ongeveer 9 duizend mensen vorig jaar een webwinkel. Daarmee is het aantal webshops in Nederland in 10 jaar tijd meer dan verdubbeld. Daar staat dan wel weer tegenover dat de e-commercebranche naast veel nieuwe toetreders, tevens een groot aantal opheffingen kent. Enkel in de sector van managementadviesbureaus zijn er meer opheffingen te vinden. Wie tussen de regels doorleest snapt dat een webwinkel beginnen niet heel moeilijk is, maar een webwinkel lucratief maken (en houden) een heel ander verhaal is. Dat komt omdat de meeste starters niet goed nadenken over hun marketing (zie het kopje ‘Marketing’ hieronder). Men verwacht vaak dat wanneer je een webwinkel begint, de bezoekers vanzelf komen. Daarnaast is de concurrentie reuze en de volgende CoolBlue of Zalando word je natuurlijk niet zomaar. Dat gezegd hebbende: waar een wil is, is een weg en met onderstaand stappenplan moet je een heel eind komen.

De voor- en nadelen op een rij

Voordat we overgaan op het stappenplan is het misschien goed om de voor- en nadelen van een eigen webshop eens onder de loep te nemen. Het is tenslotte niet alleen maar hosanna, een eigen webwinkel. Ja, je kunt vandaag de dag in een handomdraai een eigen webwinkel in elkaar flansen, je hebt er geen groot opstartbudget voor nodig en kunt in veel gevallen kleinschalig vanuit huis beginnen.

Kies je een niche (een deelmarkt) die goed bij je past, dan is het ook nog eens op de langere termijn goed vol te houden en zul je er veel plezier aan beleven om je webshop te runnen. Er zit echter ook een nadeel aan vanuit huis werken. Je moet immers goed gedisciplineerd zijn. Natuurlijk kun je tussendoor de was doen of de kinderen uit school halen, maar die tv is verleidelijk en dankzij het internet kun je plots uren kwijt zijn aan het kijken van kattenfilmpjes. Daarnaast is het werk nooit af en zul je een goede balans moeten vinden tussen werk en privé. ‘s Avonds nog wat pakketjes inpakken of je administratie doen is voor je partner voor één avondje vast geen probleem, maar als werk en privé compleet door elkaar heen gaan lopen kan dat je partner vroeg of laat tegen gaan staan. En dan hebben we het nog niet eens over of het wel is toegestaan om op jouw woonadres een bedrijf te starten. Meer daarover lees je in ons artikel over een eigen bedrijf starten vanuit huis.

Stappenplan webshop beginnen

De voors en de tegens tegen elkaar afgestreept en besloten om je droom tóch waar te gaan maken? Maak je borst dan maar nat, want er komt meer kijken bij het beginnen van een webshop dan je op voorhand wellicht zou denken. We hebben de voornaamste zaken voor je op een rijtje gezet.

Marktonderzoek

Nog voordat je overgaat op de ‘spannende’ zaken als het inkopen van je producten of het registreren van je domeinnaam is het goed om een gedegen marktonderzoek te doen. Want is er wel vraag naar de producten die je wilt gaan aanbieden? Jij kan wel denken dat handgemaakte sokken voor goudvissen een gat in de markt zijn, maar als je niemand zo gek krijgt om ze te kopen van je is je webshop bij voorbaat een gedane zaak. Kijk vooral ook naar je concurrentie. Wat doen ze goed en wat doen ze juist niet goed? Vooral dit laatste is erg interessant, want waar anderen verzaken kan dat voor jou een USP (Unique Selling Point) zijn.

Dropshipping vs. eigen inkoop

Een webshop heeft een aantal voordelen ten opzichte van een ‘echte’ winkel. Je denkt dan vrijwel altijd direct aan een fysiek pand vs. geen fysieke winkel, maar een interessante optie bij een webwinkel is het zogenaamde ‘dropshipping’. Een webshop die middels dropshipping werkt beschikt niet over eigen fysieke producten, maar verkoopt producten in de webshop die geleverd worden door een externe leverancier. Stel dat je een deal weet te sluiten met een groothandel die jouw producten levert, maar ze direct naar de klant toestuurt in plaats van naar jou, dan spreek je van dropshipping. Sommige groothandels of leveranciers zijn zelfs bereid om jouw marketinguitingen (denk aan jouw logo, maar bijvoorbeeld ook jouw verpakkingsmaterialen) te gebruiken waardoor je klanten geen besef hebben dat het fysieke product nooit in jouw handen is geweest. Dropshipping kent vele voordelen ten opzichte van het hebben van eigen producten (waaronder het ontbreken van budget voor de inkoop van de producten), maar tevens één groot nadeel: de marges op de producten zijn een stuk lager dan wanneer je je producten zelf inkoopt. Tevens kan een groothandel of leverancier van de ene op de andere dag besluiten om te stoppen met de dropshippingdienst of failliet gaan waardoor jij van de ene op de andere dag plots geen assortiment meer hebt. Als je over je eigen fysieke producten beschikt zal je ten alle tijden over een bepaalde voorraad beschikken en kan je in geval van een faillissement van een leverancier in de tussentijd uit kijken naar een andere leverancier die je producten levert.

Domeinnaam, webhosting en webwinkelsoftware

Ongeacht of je voor dropshipping kiest of je producten zelf inkoopt en opslaat op je zolder of in de garage: je zult over een thuisbasis moeten beschikken op het internet. In de basis komen daar drie dingen bij kijken:

• een domeinnaam
• webhosting
• software waar de webwinkel op draait

Er zijn tegenwoordig 1001 manieren om dit voor elkaar te krijgen. Van kant-en-klare pakketten bij softwareaanbieders die de domeinnaam en webhosting voor je verzorgen tot alles zelf organiseren. Welke werkwijze bij je past ligt helemaal aan je eigen kennis en technische vaardigheden. Met de kant-en-klaar pakketten ben je van alle gemakken voorzien. Sommige zijn gratis (maar daarmee beperkt, bijvoorbeeld qua aantal producten dat je in je webshop mag aanbieden), sommige hanteren een maandelijkse ‘fee’. Nadeel van de kant en klare webwinkelsoftware is de beperktheid van de software. Je kunt bijvoorbeeld maar beperkt je webshop vormgeven of bent beperkt tot een x aantal producten dat je kunt aanbieden. Regel je de domeinnaam, de webhosting en de software zelf dan zijn de mogelijkheden eindeloos, maar zoals gezegd zal je daar zelf de nodige kennis en kunde voor moeten hebben of je zal een webdesigner/programmeur in de arm moeten nemen om alles voor je in te stellen. Logischerwijs komt bij dit laatste een bepaald kostenplaatje kijken.

Inschrijven bij de KvK of niet?

Deze stap en de voorgaande stap kun je qua volgorde afwisselen en tevens is het niet altijd noodzakelijk om je webwinkel in te schrijven bij de KvK. In de eerste plaats is het natuurlijk handig dat je vooraf zeker bent dat je handelsnaam nog vrij is voordat je besluit om een domeinnaam te registreren. In sommige gevallen is het geen ramp als je handelsnaam al door iemand anders wordt gebruikt, zolang er geen directe raakvlakken zijn met je activiteiten ten opzichte van het bedrijf dat jouw geprefereerde handelsnaam al gebruikt. Stel dat je een merknaam hebt gekozen die al door een bedrijf in de Verenigde Staten wordt gebruikt (maar in een hele andere branche), dan is er weinig aan de hand. Lijken jouw activiteiten enorm op dat van een ander bedrijf (bijvoorbeeld omdat je dezelfde producten verkoopt) en bevindt dit bedrijf zich ook nog eens in Nederland, dan weet je haast zeker dat je in de problemen gaat komen. De KvK beschikt over alle gegevens van elk bedrijf dat in Nederland geregistreerd staat en is zodoende een goede graadmeter.

Zoals gezegd is het overigens niet altijd nodig om je webwinkel officieel te registreren bij de Kamer van Koophandel. Als je slechts als hobbyist een webwinkel wilt beginnen en je omzet laag is kun je je inkomsten bij de belastingdienst onderbrengen onder het kopje ‘inkomstenbelasting’. Je wordt dan door de belastingdienst niet gezien als onderneming. Dit heeft voordelen, maar ook nadelen. Eén van deze nadelen is dat je niet in aanmerking komt voor de startersregelingen voor beginnende ondernemingen zoals de startersaftrek en de kleine ondernemersregeling.

Administratie

We gaan er gemakshalve maar even vanuit dat je groot denkt en dat je van plan bent om met je webwinkel de next CoolBlue of Zalando te worden. Onherroepelijk krijg je dan te maken met administratie. Je bent voor de belastingdienst verplicht om je administratie bij te houden en zult deze minimaal 7 jaar moeten bewaren. Tevens zal je je klanten facturen moeten versturen en zal je je omzetbelasting in moeten dienen. Er zijn vandaag de dag tal van boekhoudprogramma’s beschikbaar die een groot deel hiervan automatiseren voor je. Bestelt een klant een product, dan gaat er automatisch een factuur de deur uit en wordt het bedrag bijgeboekt in het boekhoudprogramma indien de betaling voldaan is. Heb je hier allemaal geen kaas van gegeten of wil je je hier niet mee bezighouden? Neem dan een accountant of boekhouder in de arm die deze zaken voor je regelt. Het laatste dat je wilt als je een webshop begint is problemen met de belastingdienst. Voorkomen is in dit geval beter dan genezen!

Betaalsysteem

Voordat je je administratie kunt gaan opmaken zal je uiteraard eerst in een betaalsysteem moeten voorzien. Klanten moeten de producten in je webshop tenslotte kunnen afrekenen natuurlijk. In Nederland is het bekendste betaalsysteem Mollie. Via deze Payment Service Provider (PSP) kun je betalingen ontvangen via iDeal (meest gebruikt in Nederland), creditcard, Bancontact Mister Cash (de iDeal van België), PayPal, overboeking, cadeaukaarten en PaySafe-kaarten. Andere bekende PSP’s in Nederland zijn onder meer Adyen, Buckaroo en Sisow. Voor elke transactie betaal je een kleine ‘fee’ aan de PSP, maar daarvoor krijg je dan wel een compleet geïntegreerd betaalsysteem voor terug. Tevens zijn de meeste services van de bekende PSP’s direct te koppelen aan de populaire online boekhoudsystemen zodat je betalingen en boekingen direct verwerkt worden in het boekhoudsysteem.

Verpakken en verzenden

De meeste webwinkels verkopen fysieke producten. Indien je van plan bent om digitale producten (zoals bijvoorbeeld e-books of online cursussen) te gaan verkopen kun je dit onderdeel overslaan, maar in alle andere gevallen zal je je producten moeten verpakken en verzenden naar je klanten. Als je webwinkel nog in het beginstadium is zal het nog prima te doen zijn om zelf alle bestellingen in te pakken en naar een verzendpunt te brengen, maar naarmate je groter wordt zal je merken dat er veel tijd en energie gaat zitten in het inpakken en verzenden van je producten. Je hebt dan twee opties: iemand in dienst nemen om dit voor je uit handen te nemen of gebruik maken van een fulfilmentbedrijf. De laatstgenoemde optie ontzorgt je compleet rondom het logistieke proces. Ze pakken je pakketten in en verzorgen het verzendproces voor je. Uiteraard hangt hier weer een bepaald prijskaartje aan, maar daar staat tegenover dat je je volledige focus kunt houden op het runnen (en eventueel uitbreiden) van je webshop.

Klantenservice

Een onderdeel waar de meeste beginnende webshopeigenaren in eerste instantie niet bij stilstaan, maar absoluut een belangrijk onderdeel van je webwinkel. Want wat als een pakketje niet bezorgd wordt? Of als een klant een vraag heeft over product x? Vandaag de dag verlangen potentiële klanten dat ze snel antwoord krijgen op hun vragen. Een degelijke klantenservice kan het verschil betekenen tussen wél een (vervolg)aankoop doen of afhaken. Je kunt deze taak zelf op je nemen of wederom kiezen voor uitbesteden. In het eerste geval zal je merken dat – naarmate je webwinkel groeit – er ongemerkt veel tijd en energie gaat zitten in het beantwoorden van telefoontjes en e-mails van (potentiële) klanten. Kies je voor uitbesteden dan heb je opnieuw twee opties: iemand in dienst nemen die de klantenservice voor je afhandelt of een fulfilment bedrijf aanstellen die de klantenservice voor z’n rekening neemt.

Marketing

Oke. Je hebt je ingeschreven bij de KvK en je domeinnaam is geregistreerd. Je website staat live en je webshop is gevuld met 1001 leuke producten. Je leunt achterover in je bureaustoel en wacht verwachtingsvol af tot de eerste bestelling binnen komt. Als dit je werkwijze is kun je wachten tot je een ons weegt. Je webshop zal immers onder de aandacht gebracht moeten worden via de digitale snelweg. Hier zijn tal van manieren voor. Je kunt je webwinkel bijvoorbeeld promoten via social media, je website optimaliseren zodat hij hoger in de zoekresultaten van Google komt of online gaan adverteren. Wat dat betreft zijn er vandaag de dag mogelijkheden genoeg, maar je zult er actief mee aan de slag moeten gaan.

Ook dit onderdeel van het hebben van een eigen webshop vraagt weer veel tijd en energie. Heb je dit niet of wil je er niet zelf actief mee aan de slag gaan? Neem dan een marketingbureau in de arm die ervoor zorgt dat je webshop gevonden gaat worden op het internet. Zorg er daarbij voor dat de producten die je verkoopt onderscheidend genoeg zijn en je niet in een verzadigde markt opereert. Indien je dit wel doet kan het namelijk voorkomen dat je marketingkosten te hoog worden en je geen winst kunt draaien.

Wetgeving

In Nederland kan iedereen zonder meer een webshop beginnen. Je hebt er geen speciaal diploma of iets dergelijks voor nodig. Wel zal je je aan de huidige wetgeving moeten houden zoals de Wet koop op afstand en de Wet bescherming persoonsgegevens. Zorg dat je je aan de huidige wetgeving houdt om problemen te voorkomen en zorg dat je up-to-date blijft rondom nieuwe regelgevingen zodat je altijd netjes binnen de lijntjes kleurt met je webwinkel.

Reputatie = key

Het fenomeen mond-tot-mond-reclame heeft dankzij het internet een compleet nieuwe dimensie gekregen. Eén slechte recensie kan je kersverse webshop maken of breken. Iemand die een negatieve ervaring met je webwinkel heeft hoeft maar een Facebookbericht te plaatsen en het leed valt niet meer te overzien. Zorg daarom voor een ultieme klantervaring en probeer problemen en klachten zo adequaat mogelijk op te lossen. Het helpt als je webshop is aangemeld bij het Thuiswinkel.org keurmerk. Dit keurmerk toont aan dat de webwinkel in kwestie betrouwbaar is en zich houdt aan de huidige regelgeving. Neem je je webshop serieus, zorg dan dat je je aanmeldt bij het keurmerk zodat je hun logo op je website mag voeren. Dit wekt vertrouwen bij potentiële klanten en kan helpen bij een onverhoopte slechte recensie. Het is misschien niet dé heilige graal, maar elk klein beetje helpt in een tijd dat een slechte recensie in no-time door de rest van de wereld opgepikt kan worden!

Dit artikel is geschreven door Tony Wassenaar

In 2018 gooide Tony het roer om. Hij leverde de sleutels van zijn appartement in Rotterdam in, verkocht al z’n overbodige spullen en vertrok met zijn omgebouwde Volkswagen camperbus om als digitale nomade de wereld te ontdekken. Sindsdien schrijft hij onderweg artikelen voor onder andere Dik.nl.