Alles wat je moet weten als je zzp’er wilt worden

Ieder jaar komen er in Nederland ongeveer 100.000 nieuwe zzp’ers bij. Voor veel mensen is het ervaren van meer vrijheid een van de grootste reden om op deze manier geld te verdienen. Financiële vrijheid, vrijheid om te bepalen wanneer je werkt en hoeveel je werkt is natuurlijk ideaal. Maar, het is niet eenvoudig om zomaar zzp’er te worden. Er komen een hoop zaken bij kijken, zoals administratie, netwerken en plannen. Wil jij zzp’er worden? In dit artikel lees je over de belangrijkste zaken waar je als toekomstig zzp’er goed over na moet denken. 

---

Waarom zzp’er worden?

De voornaamste reden om ZZP’er te worden is het grotere gevoel van vrijheid. Veel zzp’ers vinden het niet fijn om voor een werkgever te werken zonder dat ze daar op lange termijn zelf extra profijt van hebben. Veel liever zouden zij zich bezighouden met hun vak en daar zelf beter van worden. Vaak komen financiën pas op de derde plek of zelfs later. Meer verdienen is namelijk afhankelijk van hoe succesvol jij bent in ondernemen. Voor veel ondernemers is hun omzet minder belangrijk dan het plezier wat ze beleven in het ondernemen. 

Vaak voldoen zzp’ers aan bepaalde eigenschappen. Het gaat dan ook vaak om ervaren mensen die jaren in loondienst hebben gewerkt en daarna besloten om voor zichzelf te gaan beginnen. Zij kennen de markt, weten wat ze te bieden hebben en weten hun kwaliteiten om te zetten in een product of dienst waar een klant wat aan heeft. Uiteraard kun je ook zzp’er worden als je nog geen jarenlange ervaring hebt opgedaan. Stel dat je bijvoorbeeld heel goed overweg kunt met een camera, alle ins en outs van social mediakanalen weet of goed kunt schrijven, dan is het ook mogelijk om zonder veel werkervaring te starten als zzp’er. Dat betekent wel dat je jezelf eerst nog moeten bewijzen op de arbeidsmarkt, wat zich wellicht vertaald in een lager tarief of minder opdrachten. 

---

Waar moet je opletten als je zzp’er wilt worden? 

1. Onderzoeken en analyseren 

Als eerst is het belangrijk om uit te zoeken wat je precies wilt gaan doen als zzp’er. Ga bij jezelf te rade waar je kwaliteiten liggen en welk probleem jij voor een eventuele klant zou kunnen oplossen. Zoek vervolgens uit of er vraag is naar jouw kwaliteiten. Dit kun je doen door een stukje marktonderzoek te doen. Zoek eens op freelance websites en kijk of er vragen zijn voor zzp’ers die dezelfde kwaliteiten bezitten als jij.  

Ben je erachter wat voor kwaliteiten je hebt en is er vraag naar deze kennis en ervaring, dan zie je dat er waarschijnlijk goede mogelijkheden zijn om opdrachten binnen te slepen. Op dat moment heb je op kleine schaal bevestigd dat het de moeite waard is om het ondernemerschap uit te proberen. 

Vraag jezelf in deze fase wel even af of het ondernemerschap iets is wat je echt graag wil. Ondanks dat je een zzp’er bent, loop je namelijk nog steeds ondernemersrisico. Je investeert misschien geen vermogen in de onderneming, maar je kunt nog steeds zonder inkomen komen te zitten. Ook moet je jezelf afvragen of je kunt leven met de onzekerheid wat betreft een inkomen. Als zzp’er verdien je namelijk niet iedere maand hetzelfde en zul je hard moeten werken om opdrachten binnen te kunnen slepen. Ook krijg je geen vakantie doorbetaald en moet je sparen voor je eigen pensioen. In deze fase is het is belangrijk om erachter te komen of je echt graag wil ondernemen als ZZP’er. Lees hier de voor- en nadelen van het worden van een ZZP’er.  

---

2. Maak een plan

Hoewel je tijdens je oriëntatie al hebt uitgevonden dat er vraag is naar jouw kwaliteiten, is het nog steeds belangrijk dat je daar iets meer onderzoek naar doet en vervolgens een plan maakt. Het beste is dan ook om een volledig ondernemingsplan te schrijven. Hoewel dit plan voor nu waarschijnlijk alleen voor jezelf is, kan het zijn dat er iets in het plan geschreven wordt waar je nog niet eerder had gedacht. Ook kan het handig zijn voor een later stadium waarin je bijvoorbeeld op zoek gaat naar investeerders. Het is dan met een ondernemingsplan een stuk makkelijker om uit te leggen waar je mee bezig bent. 

In het ondernemingsplan schrijf je onder andere over de sterke en zwakke kanten van jou als ondernemer, waarbij je ook de kansen en bedreigingen van de onderneming aan het licht brengt. Ook maak je een financiële begroting waarin je een realistisch beeld schetst voor de toekomst. Een ondernemingsplan is een cruciaal onderdeel om erachter te komen of je echt serieus bent over je plan om zzp’er te worden. Bekijk hier tips voor het ontwerpen van een bedrijfslogo.

---

3. Inschrijven bij de Kamer van Koophandel 

Als je helemaal zeker bent van je plan om zzp’er te worden, is het tijd om je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Na het maken van een afspraak kun je je inschrijven in een van de kantoren van de Kamer van Koophandel, waarvoor je een geldig legitimatiebewijs dient mee te nemen. Nadat je bent ingeschreven krijg je een btw-nummer mee en hoef je dus niet meer apart naar de Belastingdienst. De inschrijving bij de Kamer van Koophandel kost eenmalig € 50,- en dit bedrag kun je aftrekken van je winst in het eerste jaar. Voor iedere rechtsvorm geldt een ander registratieproces. Verderop in het artikel schrijven we meer over de verschillende rechtsvormen.

---

4. Modelovereenkomst 

Hoewel het niet verplicht is om te werken met een modelovereenkomst, kan het handig zijn om deze op te stellen. Dit komt omdat de belastingdienst of het UWV jou niet per direct ook als zzp’er of freelancer erkennen. Mocht je twijfelen of de relatie die jij hebt met jouw opdrachtgever is op basis van freelance of loondienst, kun je gebruik maken van modelovereenkomsten. Wanneer je werkt met de artikelen die vermeld zijn in de modelovereenkomsten geef je hiermee de belastingdienst al een seintje dat jij niet in aanmerking komt voor het betalen van loonheffingen.

Het is belangrijk om deze modelovereenkomst aan het begin van de werkrelatie met de opdrachtgever te laten ondertekenen zodat je altijd weet dat je voldoet aan de regels van de Belastingdienst. Daarnaast is het mogelijk om jouw algemene voorwaarden aan je opdrachtgevers voor te leggen en deze te laten ondertekenen. Algemene voorwaarden zijn namelijk regels die jij bij iedere opdrachtgever wil laten gelden. Ook deze algemene voorwaarden zijn geen verplichting, hoewel het hebben van een overeenkomst je op een later tijdstip wel van pas zou kunnen komen. 

---

5. Het kiezen van een rechtsvorm 

Wanneer je start als zzp’er moet je kiezen voor een rechtsvorm, ook wel ondernemingsvorm genoemd. Als zzp’er heb je de keuze uit enkele mogelijkheden. Hieronder beschrijven wij de mogelijkheden.  

Eenmanszaak 

De eenmanszaak is de meest voorkomende rechtsvorm voor zzp’ers. In het geval van een eenmanszaak is er sprake van een enkele eigenaar. Dat betekent niet dat er maar een enkel persoon voor een eenmanszaak kan werken. Het betekent slechts dat er maar een persoon de touwtjes in handen heeft. Een groot voordeel van de eenmanszaak is dat het enorm eenvoudig is om deze op te richten. Het enige wat je namelijk nodig hebt is een inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Een ander groot voordeel is dat je als eenmanszaak in aanmerking komt voor diverse belastingvoordelen waaronder de zelfstandigenaftrek en MKB-winstvrijstelling. Daarnaast heb je als starter recht op de startersaftrek. Daar komen we later in dit artikel verder op terug. 

De Vennootschap Onder Firma (VOF) 

De rechtsvorm Vennootschap Onder Firma is handig wanneer je samen met iemand anders een bedrijf op wilt richten. De eisen om de VOF op te richten zijn even eenvoudig als bij de eenmanszaak. Het enige verschil is dat de eigenaren, de vennoten, iets moeten inbrengen in onderneming. Dit kan gaan van geldbedrag maar ook arbeidsuren. Ook is het handig om bijvoorbeeld een juridisch document op te stellen waarin je de regels wat betreft de samenwerking afspreekt. Dit kan gaan over bijvoorbeeld verantwoordelijkheden en de bevoegdheden maar ook over wie een bepaald deel van de winst krijgt. Mocht er dan ooit een conflict ontstaan tussen de vennoten weet je in ieder geval zeker dat je terug kunt vallen op het contract. 

Besloten Vennootschap (BV) 

Hoewel het voor 2012 voor zzp’ers vrij moeilijk was om een BV op te richten is het tegenwoordig een stuk eenvoudiger. Het grootste verschil heeft te maken met de invoering van de ‘Flex BV’. De invoering hiervan heeft het namelijk een stuk goedkoper gemaakt om een BV op te richten en daarnaast is het minimumkapitaal ook niet langer nodig. Er zijn slechts twee eisen waar je nog steeds aan moet voldoen. Als eerste is het belangrijk om de onderneming in te schrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Daarnaast is het belangrijk dat je voor de oprichting van de BV een akte laten opmaken door notaris. Een besloten vennootschap is met name interessant voor zzp’ers die verwachten meer dan € 4.000 per maand te gaan verdienen. 

De hierboven genoemde rechtsvormen worden door 90% van de zelfstandig ondernemers gebruikt. Wil je meer weten over de andere rechtsvormen, kijk dan op de website van de Belastingdienst.

---

6. Verzekeringen voor zzp’ers 

Als je zzp’er wordt, loop je automatisch risico’s. Net zoals met al je andere verzekeringen als privépersoon kun je ook de zakelijke risico’s afdekken. Als zzp’er kun je bijvoorbeeld een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven afsluiten waarmee je zorgt dat jij met je bedrijf niet aansprakelijk kunt zijn voor eventuele ongevallen die voortkomen uit jouw werkzaamheden. Naast de aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven kun je je verzekeren voor een enorm aantal andere zaken. Zo heb je bijvoorbeeld een verzekering voor ziekte, arbeidsongeschiktheid, glasschade, inboedel, je pensioen, rechtsbijstand, transport diefstal, inkomstenderving en nog meer. Het is uiteindelijk aan jou de taak om te bepalen welke verzekeringen je nodig hebt om veilig en zo risicoloos mogelijk te kunnen ondernemen. Werk je als tekstschrijver vanuit huis, dan loop je waarschijnlijk minder risico op schade dan wanneer je elektricien bent, iedere dag 300 kilometer moet rijden en met gevaarlijke materialen werkt. Je kunt hier dus ook rekening mee houden in het bepalen welke verzekeringen je nodig hebt.

---

7. Administratie 

Als zzp’er ben je verplicht om een bedrijfsadministratie bij te houden. Alle gegevens die je zowel op papier als elektronisch vastlegt moet je 7 jaar bewaren in deze administratie. Verzamel je ook gegevens over onroerend goed, dan moet je die zelfs 10 jaar lang in bewaring houden. Voor de Belastingdienst is het vooral belangrijk dat zij kunnen zien hoeveel Btw jij moet afdragen. Cruciaal hiervoor zijn alle facturen van je debiteuren en crediteuren. Daarnaast moet je ook je uitgaven, ontvangsten en het privégebruik van goederen en diensten goed bijhouden. Het kan dus lonen om een administratiepakket aan te schaffen wanneer je een grote administratie hebt. 

De belastingdienst heeft geen specifieke eisen aan je administratie als zzp’er. Wel geven ze aan dat je moet voorzien in een deugdelijke administratie op een manier die controlerende belastingmensen snel inzichten kan geven. Het is dus mogelijk om jouw administratie uit te besteden aan bijvoorbeeld een boekhouder of accountant. Helaas is dat niet gratis en kan het aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Dat is zonde want in principe is de administratie voor een zzp’er niet zo ingewikkeld. Om je vast op weg te helpen zetten we hieronder eenvoudig voor je op een rijtje waar je administratie als zzp’er onder andere aan moet voldoen. 

Grootboekadministratie 

Je grootboekadministratie is een map waarin je alle inkomsten en uitgaven onderbrengt. Deze posten onderscheid je overzichtelijk zodat jijzelf en de Belastingdienst daar eenvoudig inzicht in kan krijgen. Zo heb je bijvoorbeeld geleverde producten, autokosten, telefoonkosten, bankrekeningen, ontvangen Btw en betaalde Btw. Al deze onderwerpen in de map geef je vervolgens een nummer wat ook wel het grootboekrekeningnummer wordt genoemd. 

Debiteuren en crediteuren 

Debiteuren zijn klanten van wie je nog geld moet ontvangen. Crediteuren zijn leveranciers aan wie je nog geld moet betalen. In een map met je debiteuren en crediteuren moet in een overzicht te zien zijn hoeveel geld je nog tegoed hebt en hoeveel geld je nog moet betalen 

Voorraadadministratie 

Als je werkt met de inkoop en verkoop van goederen zul jij minimaal een keer per jaar moeten inventariseren en de voorraad moeten verwerken in je voorraadadministratie. Hierin komt dus de totale waarde te staan van de voorraad die je op dat moment nog hebt. Ben je van plan om veel te gaan inkopen en verkopen dan kun je ook werken met een boekhoudpakket. Hierin is het veel eenvoudiger om je voorraad bij te houden, maar dit is niet zo interessant wanneer je niet van plan bent om groot te gaan inkopen en verkopen. 

Facturen 

Ook is het belangrijk om goed op te letten hoe je de facturen opmaakt. De Belastingdienst heeft hier namelijk een aantal regels voor. Een correcte factuur bevat onder andere: 

– Een datum en een factuurnummer 

– De naam, het adres en Btw-nummer van de afnemer 

– Een duidelijke vermelding van de geleverde dienst of product 

– Prijzen vermeld zonder Btw 

– De Btw-bedragen zijn gesplitst naar de percentages 0%, 9% en 21% 

Onkosten 

Wanneer je kosten maakt voor je onderneming kun je die aftrekken van de winst. Hierdoor kan je totale winst in een boekjaar lager uitvallen waardoor je ook minder belasting hoeft te betalen over je inkomsten. Het is dus belangrijk dat je deze onkosten goed bijhoudt, voor jezelf en vooral voor de Belastingdienst. Alle uitgaven dienen een zakelijk karakter te hebben en ook dien je te handelen volgens ‘goed koopmansgebruik’. In je onkostenoverzicht verwerk je ook je autokosten, reiskosten en afschrijving van de waarde van inventaris, gereedschap, computerbenodigdheden etc. 

---

8. Aftrekposten zzp’er

Als zelfstandig ondernemer kun je aanspraak maken op een aantal aftrekposten. Dit houdt in dat je een bepaald bedrag van je winst kunt aftrekken waardoor je minder belasting betaald. Hieronder beschrijven wij welke aftrekposten je kunt gebruiken als zzp’er. 

Zelfstandigenaftrek 

Wanneer je voldoet aan het urencriterium van 1225 gewerkte uren mag je jaarlijks een vast bedrag van € 7.280 aftrekken van je winst. Dit bedrag is voor iedere zelfstandig ondernemer hetzelfde en kan een aanzienlijk deel van je winst bedragen. 

Startersaftrek 

Wanneer je een startende ondernemer bent kun je ook gebruik maken van de startersaftrek. Deze komt bovenop de zelfstandigenaftrek. Wanneer je net bent begonnen met je onderneming kun je in de eerste vijf jaar totaal 3 keer een extra bedrag van 2.123 euro van de winst aftrekken. Er zijn drie voorwaarden waaraan je moet voldoen voor de startersaftrek: 

1. Je hebt recht op zelfstandigenaftrek
2. In de 5 jaar voor het desbetreffende belastingjaar heb je maximaal 2 keer eerder gebruik gemaakt van de zelfstandigenaftrek.
3. In diezelfde periode was je tenminste een jaar geen ondernemer 

Mkb-winstvrijstelling 

Iedere ondernemer mag de mkb-winstvrijstelling toepassen. Sinds 2010 is het niet meer nodig om hiervoor te voldoen aan het minimale urenaantal van 1225 uur per jaar. De mkb-winstvrijstelling bedraagt 14% in 2019 en is aftrekbaar van de winst nadat je deze al hebt verminderd met de ondernemersaftrek.  

Investeringsaftrek 

Wanneer je een bedrijf hebt zul je waarschijnlijk moeten investeren. Dit kan bijvoorbeeld zijn voor een computer, printer, bedrijfswagen of ander materiaal. De belastingdienst houdt rekening met het feit dat je investeert in je bedrijf. Mocht je in een bepaald boekjaar hebben geïnvesteerd in spullen voor je bedrijf, dan kun je wellicht aanspraak maken op de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Sowieso moet je hiervoor tussen de € 2.301 en € 318.449 hebben geïnvesteerd in spullen voor je bedrijf. 

De KIA is een percentage van alle investeringen die je hebt gedaan. Er zijn een aantal voorwaarden waar je aan moet voldoen voordat je in aanmerking komt voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Hieronder de belangrijkste voorwaarden.

– Je bedrijf moet gevestigd zijn in Nederland 

– Je moet inkomstenbelasting betalen 

– Je hebt in deze periode geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen 

Meewerkaftrek 

Wanneer je een fiscale partner hebt die jou helpt met het bedrijf, kan het zijn dat je aanspraak kunt maken op de meewerkaftrek. Deze aftrekpost heeft invloed op de hoogte van de belasting die je over de winst moet betalen. Om in aanmerking te komen voor de meewerkaftrek dien je te voldoen aan enkele voorwaarden. 

– Allereerst moet je voldoen aan het urencriterium van 1225 uur per jaar. 

– De partner moet minimaal 525 uur per jaar in de onderneming stoppen, waarbij een maximale vergoeding van € 5.000 wordt betaald. 

– Er mag geen sprake zijn van loondienst en de Belastingdienst mag ook geen fictief dienstverband constateren. 

Fiscale oudedagsreserve (FOR) 

Wanneer je werkt als zelfstandig ondernemer bouw je niet automatisch een pensioen op. Om die reden mag je als ondernemer jaarlijks een deel van de winst reserveren voor de oude dag. Het deel dat je reserveert wordt ook wel de fiscale oudedagsreserve genoemd. Het apart zetten van een bedrag betekent dat je uitstel krijgt voor het betalen van belasting over deze winst. Het maximale bedrag dat je opzij mag zetten is gebonden aan een maximum. In 2019 is het maximale dat je opzij kunt zetten 9,44% van de winst. Het maximale bedrag wat je in euro’s apart mag zetten is € 8.999 op jaarbasis. 

Wil je geld apart zetten voor de fiscale oudedagsreserve dan dien je minimaal 1225 uur per jaar in de onderneming bezig te zijn en mag je aan het begin van het betreffende belastingjaar nog geen AOW-leeftijd bereiken. 

Willekeurige afschrijvingen 

Als startende ondernemer kan het voordeliger uitpakken wanneer je bepaalde aangekochte bedrijfsmiddelen op een willekeurig moment af kunt schrijven. Dit kun je dan verrekenen met de winst in een bepaald jaar, waardoor de belasting gunstiger uitpakt. Het is alleen niet mogelijk om dit te doen bij alle rechtsvormen. Alleen ondernemers die een eenmanszaak, VOF, commanditaire vennootschap (CV) of Maatschap hebben komen hiervoor in aanmerking. 

---

9. Zakelijke rekening 

Als zelfstandig ondernemer is het ook handig om een zakelijke rekening te hebben. Hoewel dit niet verplicht is voor de belastingdienst kan het je wel enorm helpen om een overzicht te creëren met welke inkomsten en uitgaven je precies hebt gehad. Als je dan steeds tussen je afschriften voor de supermarkt, benzine en sportschoolabonnementen moet zoeken, kan het onoverzichtelijk worden. Ook is het een stuk makkelijker om je inkomsten en uitgaven te verantwoorden mocht je een keer een controle krijgen van de Belastingdienst. Wil je een zakelijke rekening afsluiten die bij jou past, bekijk dan hier onze artikelen over de beste zakelijke rekening voor zelfstandige ondernemers.

 

---

---